Byen Seixal i Portugal er skiftet til LibreOffice

CC BY-SA 3.0

Den portugisiske by Seixal har i begyndelsen af 2019 afsluttet overgangen til LibreOffice på arbejdsstationer på tværs af sine afdelinger. Byens administration besluttede i 2017 at skifte til LibreOffice, da den ser det bedste måde at overholde landets love, der foreskriver brugen af åben standarder, inklusive Open Document Format (ODF).

Seixal, der ligger i Tejo-mundingen lige øst for Lissabon, er en by med omkring 184.000 indbyggere.

Nu, hvor skiftet er afsluttet, er det største problem dokumentsamarbejde (interoperabilitet). Mens byen selv er afhængige af ODF, hindrer en lang række proprietære dokumentformater udvekslingen af dokumenter. Den største udfordring er forårsaget af dokumenter - fra andre offentlige myndigheder - der inkluderer makroer og links til regneark.

Kilde: https://joinup.ec.europa.eu/collection/open-source-observatory-osor/news/under-pressure

Nyt i 5.3: Microsoft Office interoperabilitet

Hver eneste version af LibreOffice indeholder forbedringer til både eksport til og import fra Microsoft Office. Her er en kort oversigt over hvilke forbedringer vi kan forvente i forhold til Microsoft Offices .xlsx og .xls:

• Liggende format (landskab) gemmes nu korrekt ved eksport til .xlsx (MS Excel kompatibel)
• Skjulte og tomme rækker bliver skjult, ved eksport til .XLSX eller .xls-fil
• Dispositionskolonner og rækker gemmes korrekt ved eksport til XLSX
• Ved eksport til .xlsx gemmes XML_outlineLevelRow og XML_outlineLevelCol nøgler korrekt (Office365 kompatibel)
• Ved efter eksport til XLSX og XLS dannes korrekt kolonnebredden i MS Excel til OS X,
• Præcis kolonnebredden ifølge MS' specifikation
• Brugerdefineret formatering, som ikke blev anvendt ved import af XLSX dokumenter
• Eksport af farvede tomme celler til .xlsx og .xls-dokumenter
• Kompatibilitet problem med Excel 2007 efter eksport til .xlsx rettet
• Langsom import af grupperede pivottabeller i .xlsx rettet
• Talformater:
• Bevare escape-tegn
• Brøkformat accepterer '0' ud over '#' og '?'
• Udvidet LCID kan importeres. Udvidet LCID bruges til at eksportere kalender og lokale tal

Frankrig anbefaler ODF

Den franske regering har opdateret sine vejledninger for interoperabilitet (RGI – Référence Général d’Intéropérabilité) og anbefaler nu ODF som format ved udveksling af informationer med borgerne.

Den første version af RGI var både ODF og OOXML medtaget med status "under observation", men nu er ODF det anbefalede format, og OOXML er fortsat accepteret, men ikke anbefalet.

Vejledningen er udarbejdet af DINSIC (Statens IT-afdeling).

Kilde: https://joinup.ec.europa.eu/node/151612

I juli 2014 blev ODF vedtaget som standard for redigerbare dokumenter i Storbritannien.

Tysk PhD: Leverandørspecifikke formater er grundlovsstridige

Den tyske forfatning siger at leverandør-uafhængige IT-standarder er krævet. 

Det er konklusionen i en PhD.-afhandling skrevet af den tyske advokat Felix Greve. Den tyske forfatning kræver mindstekrav for standarder for interoperabilitet ved indkøb af software, hvilket ikke tilbydes af de traditionelle købeløsninger på markedet. At kravet ikke opretholdes er direkte barriere for yderligere brug af open source løsninger i den offentlige administration og andre steder.

Læs mere: https://joinup.ec.europa.eu/node/145984

Ungarsk projekt er tæt på at fejle

En række interoperabilitetsproblemer truer et implementeringsprojekt hos den Ungearske centraladministration. Mange af regeringens softwareløsninger kan nemlig ikke håndtere åbne dokumentstandarder, som f.eks. ODF (Open Document Format).

På LibreOffice konferencen i Aarhus fortalte Gabor Kelemen, som arbejder som IT-medarbejder i et af kontorene i regeringen, om problemerne.

"Brugerne forventer fuldstændig interoperabilitet med Microsoft Office".

Erstatningen af MS Office med LibreOffice på henved 18,000 maskiner blev ikke prioriteret, fortæller Kelemen. Man forventede at LibreOffice bare virkede uden videre, så der blev ikke indgået supportkontrakt eller gjort særlige forberedelser med f.eks. at omlægge skabeloner og omprogrammere makroer.

På konferencen i Aarhus konkluderede Kelemen at overgangen til LibreOffice foreløbigt må betragtes som en fiasko, idet projektet mangler politisk opbakning: “Overgangen forudsætter politisk enighed og opbakning og mange beslutningstagere skal overbevises før det kan lykkes.”

Beskrivelse af foredraget: https://conference.libreoffice.org/2015/the-program/talks/migration-user-experiance-and-marketing/#Free%20Software%20in%20the%20Hungarian%20Government%20Office
Præsentationen: https://conference.libreoffice.org/assets/Conference/Aarhus/Slides/GaborKelemen.pdf
Artikel: https://joinup.ec.europa.eu/node/146055

Bedre import og eksport af OOXML

LibreOffice 5.0 har en lang række forbedringer til håndtering af Word- og Excelfiler. Her er nogle af de vigtigste:

• LibreOffice er blevet bedre til at håndtere BÅDE de formater som er implementeret i MS Office OG standardformatet OOXML
• Både tekstfremhævning og skyggeeffekt består ved import og eksport.
• Indstilling for, om tegnbaggrund i LibreOffice skal eksporteres som tekstfremhævning eller skyggeeffekt
• Overlappende kommentar-områder i doc-filer består ved import.
• Forbedret understøttelse af arcto i OOXML skrevet som drawingML
• Formler i Worddokumenter med Equation består som Math-formler
• Indstillinger for automatisk orddeling består ved import og eksport
• Tekstafstand til billeder består ved import og eksport
• I regneark består strukturerede tabelreferencer ved import og eksport
• I regneark er der tilføjet en række nye funktioner, som sikrer ensartethed mellem Excel og Calc.

Læs mere om nyhederne i LibreOffice 5.0 her: https://wiki.documentfoundation.org/ReleaseNotes/5.0

Lav gode skabeloner

Når din organisation skifter fra Microsoft Office til LibreOffice er det vigtigt at du tilbyder brugerne kode og robuste skabeloner. Hvis dine brugere skal bruge LibreOffice parallelt medMicrosoft Office eller hvis brugerne skal samarbejde med andre brugere, som benytter Microsoft Office, må du indrette skabelonerne, så de tager hensyn til behovet for samarbejde. I det tilfælde skal skabelonerne være ekstra robuste.
Hvorfor ikke bare åbne de gamle .DOT eller .DOTX skabeloner med LibreOffice og gemmer dem som .OTT?
Dette er netop et af de mest udbredte misforståelser. At producere skabeloner til LibreOffice er under ingen omstændigheder en konverteringsopgave: Det er at konstruere skabelonerne fra bunden ved hjælp af det bedste værktøj, nemlig LibreOffice. Hvis du vælger genvejen og konverterer Word-skabelonerne, får du store problemer senere.
Erfaringerne viser, at manglende interoperabilitet ofte skyldes skabeloner af dårlig kvalitet.
Et andet godt råd: Forsøg ikke at få LibreOffice til at ligne Word. Og forsøg ikke at få dine skabeloner til at ligne Word-skabeloner. Du kan ikke snyde dine brugere.
Hvis du kender en ekspert i Word er det måske ikke den rette person at sætte til at lave LibreOffice skabeloner. Du må ikke lade som om LibreOffice er Word. Det er det ikke.

Før du starter

Gør det på den smarte måde. Analysér dine eksisterende Word-skabeloner og find ud af, om de har noget til fælles. Identificer alle fællestræk og kategorisér skabelonerne i logiske ”familier”. Hvis du har flere forskellige brevskabeloner, benytter disse skabeloner sandsynligvis de samme skrifttyper.
Forsøg også at få fingrene i organisationens designstrategi eller design guidelines hvis en sådan eksisterer. Større firmaer og offentlige myndigheder har ofte et eller andet fra informations­afdelingen. Bedst er det hvis du har en designspecifikation fra et designbureau, med nøjagtige instruktioner om mål, farvekoder og skrifttyper.
Spørg den ansvarlige for Word-skabelonerne om at lave en PDF-version af hver enkelt skabelon, som du kan bruge som reference. Med en sådan reference kan du undgå senere diskussion om, hvordan det rent faktisk skal se ud. Du kan godt danne referencedokumenterne selv, men bedst er det, hvis du får den leveret sammen med de originale Word-skabeloner.

Tænk på hvem dine brugere er

Tro ikke at IT-afdelingen er de bedste til at definere kravene til skabeloner. For det første er det ofte ikke IT-afdelingen, der er de mest hyppige brugere af skabeloner. Personerne er desuden ofte udstyret med en forståelse for IT, der ligger over gennemsnittet, hvilket faktisk diskvalificerer dem som kravstillere. Kravene til funktionalitet skal komme fra de personer, som faktisk skal bruge skabelonerne i dagligdagen, og kravene til udseendet skal komme fra den afdeling, som har ansvaret for kommunikation. Så kan IT-afdelingen få lov til at bestemme, hvad filerne skal hedde.
Brugere er forskellige. Nogle brugere er højt kvalificerede, og har nærmest en uddannelse i kontorautomation, mens andre knap nok ved hvad tekstredigering går ud på. Dine skabeloner skal være så selvforklarende, at dine brugere kan finde ud af det. Nogle skabeloner er meget specielle og indeholder avancerede funktioner, men f.eks. brevskabeloner, bør være særdeles simple at bruge.

Opret en master

Når du har noteret alle fællestræk fra skabelonerne, og sorteret dem i kategorier, kan du begynde med at skabe en eller flere master-skabeloner. Masterskabeloner kommer aldrig til at blive brugt, men du kan bruge den til at opbevare og vedligeholde fællestræk fra dine skabeloner. Alt hvad der kan beskrives med typografier, skal oprettes som typografier i masterskabelonen. Hvis der siden kommer ændringer til disse fællestræk, kan du ændre det i masterskabelon og derefter indlæse masterskabelonens typografier til alle dine skabeloner. Det sikrer konsistens og letter administrationen.

Billeder og firmalogoet

Forsøg altid om du kan få fingrene i kildefiler til billeder i stedet for at hugge billederne fra Word-skabelonerne. Når du benytter originale kildefiler, undgår du kvalitetstab, når du skalerer og komprimerer billederne. Om muligt skal du skaffe billederne i et skalerbart vektorformat, f.eks. som SVG elller Photoshop kildefiler. På den måde, kan du selv generere billeder i præcis den størrelse og med den kvalitet, som du skal bruge. Et logo som ligger på hjemmesiden er f.eks. optimeret til internettet, hvilket blandt andet betyder høj komprimering, hvilket ikke egner sig til udskrivning af et brev.

Makroer

Gør hvad du kan for at undgå makroer. Mange skabeloner udviklet til Microsoft Office for måske ti år siden, har indlejrede eller kædede makroer for at opnår den ønskede funktionalitet. Brugen af makroer indbefatter en risiko for, at dokumentet en dag ender et sted, hvor makroerne ikke er tilgængelige, f.eks. fordi de ikke er tilgængelige, eller fordi makroerne er deaktiveret af sikkerhedsmæssige årsager. Brugen af makroer bør ikke være nødvendig med moderne kontor­programmer som LibreOffice.
Hvis du i dag har systemer af skabeloner som er afhængige af måske flere makroer, bør du overveje om den ønskede funktionalitet kan opnås helt uden at bruge kontorpakken som rammesystem. Sådanne systemer bør indarbejdes i dokumenthåndtering, sagsbehandling, CRM eller lignende system. Hvis du putter forretningslogik ind i komplekse systemer af skabeloner og makroer, løber du en risiko.

Interoperabilitet

At lave skabeloner, hvor dokumenterne kan bruges på tværs af LibreOffice og Microsoft Office er svært. Det forudsætter en masse ekstraarbejde, specielt når det kommer til test af skabelonerne.
Du skal huske at LibreOffice og Microsoft Office er to forskellige programmer, og benytter forskellige filformater. Konvertering mellem de to programmer bliver bedre for hver eneste version af LibreOffice, men er ikke perfekt og det bliver nok aldrig perfekt. Konvertering af dokumenter bør derfor altid være undtagelsen, og derfor er det per definition ikke en god idé at indstille LibreOffice til at benytte .OC eller .DOCX som generelt filformat.
Og round trip konvertering (gentagne konverteringer frem og tilbage)? Glem det. Det virker ikke og kommer aldrig til at virke.

Platformsuafhængige skabeloner

LibreOffice er platformsuafhængig, og det er muligt at bygge skabelonerne så de også fungerer på flere platforme, f.eks. Windows og Mac. De fleste organisationer har politikker for den slags, men det er altid en god idé at gøre sig lidt umage, for det er meget lidt der skal til. Og det kan vise sig, at en enkelt chef alligevel har købt sig en MacBook, selvom politikken ikke tillader det. Fidusen er, at hvis skabelonerne er platformsuafhængige, er de normalt bedre på tværs af LibreOffice og Microsoft Office. Skabeloner der kan bruges på flere platforme er i øvrigt ofte af højere kvalitet, end skabeloner der er bundet til f.eks. Windows.

Dilemmaet

Skal vi lave skabeloner til LibreOffice, så de ligner Word-skabelonerne præcist?
De fleste vil nok sige, at jo mere de ligner Word-skabelonerne, jo bedre er det. Men pixel-præcis efterligning er en misforståelse, og af flere årsager:
For det første: Er de gamle Word-skabeloner så gode som du tror de er? Måske er de, men sandsynligvis er de udviklet for mange år siden til en tidligere version af Microsoft Office. Så hvis vi efterligner de skabeloner, kommer vi måske til at arve en række gamle misforståelser og dårlig kvalitet. Så lad os benytte muligheden for at lave moderne, gode og robuste skabeloner, nu vi har muligheden. Vi får nok ikke muligheden igen foreløbigt.
En vigtig regel når dt kommer til interoperabilitet, så gælder det at jo mere tilpasning du laver, jo dårligere bliver skabelonernes evne til at kunne bruges på tværs mellem LibreOffice og Microsoft Office. Så arbejdet med at få skabelonerne til visuelt at ligne Micrsoft-skabelonerne, jo mere interoperabilitet mister du.
Forsøg at holde dig til standardværdierne.
Et eksempel:
Fodnoter i LibreOffice Writer ligner ikke tilsvarende fodnoter i Word. Til gengæld kan de som regel overføres frem og tilbage uden de store problemer, så længe du bruger standardindstillingerne. Hvis du derimod forsøger at tilpasse udseendet i LibreOffice, vil konvertering til og fra Word ikke fungere uden problemer.
Det samme gør sig gældende for andre avancerede funktioner for kontorautomation, f.eks. indholdsfortegnelser og stikordsregistre.
At lave gode skabeloner til samarbejde gælder ikke om at få dem til at ligne. Det gælder om at få dem til at fungere på tværs af de to programmer.

Billeder og objekter

Billeder, så som firmaets logo er centrale for enhver skabelon. Disse objekter er på den anden side det der gør det vanskeligt at lave skabeloner, der muliggøre acceptabel konvertering mellem LibreOffice og Microsoft Office. Et af de centrale problemer er objekternes præcise placering på papiret. Problemet er,at LibreOffice og Word har forskellige måder at forankre objekter på. Forankringen er det sted, objektet er placeret i forhold til. Hovedreglen for skabeloner i LibreOffice er, at objekter som skal placeres et præcist sted på papiret, altid bør forankres relativt ”til siden”. Objekter som skal gentages på flere sider, bør forankres ”til afsnit” i sidehoved eller sidefod, men udmåling af placeringen bør være i forhold ”til side”. Brug i øvrigt altid samme forankring for objekter, som logisk hører sammen. Det kan f.eks. være firmaet logo, som skal placeres sammen med tekstrammen med afsenderadressen. Kun hvis objektet skal være placeret relativt i forhold til f.eks. et afsnit, bør du brige forankring ”til afsnit”.

Værktøj

Generere indhold

Når du designer og afprøver skabeloner, skal du bruge noget indhold. Du kan bruge den indbyggede ”dummy tekst”, som du får skrevet, ved at skrive ”dt” efterfulgt af et tryk på F3. Alternativt kan du benytte en udvidelse til LibreOffice, som indsætter en passende mængde ”Lorem ipsum”-tekst”. Du finder udvidelsen her: http://extensions.libreoffice.org/extension-center/magenta-lorem-ipsum-generator

Word

Brug Word til at se hvordan de originale skabeloner ser ud og hvordan de fungerer. Brug helst samme version af Word, som skabeloner har været brugt sammen med.
Eksportér et referencedokument til PDF fra Word.

LibreOffice

Brug LibreOffice til at udvikle nye skabeloner i. Men før du begynder, bør du sætte dig grundigt ind i, hvordan LibreOffice virker. Du vil opleve, at de første skabeloner du udvikler, nok ikke bliver særligt gode. Men undervejs lærer du LibreOffice at kende, og du får erfaringer.
Jeg foreslår at du benytter samme operativsystem under udviklingen, som størstedelen af dine brugere kommer til at benytte skabelonerne med. LibreOffice er platformsuafhængig, men der er nogle små forskelligheder mellem de forskellige operativsystemer. Det sikreste er at bruge det samme operativsystem.

Sammenlign af resultatet

Sammenlign resultatet (som PDF) med referencedokumentet, som er genreret fra Word. Til det formål kan jeg anbefale programmet diff-pdf, som du kan bruge til sammenligning pixel-for-pixel af to PDF-filer.

Det sikrer at du har alle mål og placeringer helt præcise. Du kan finde programmet her: https://github.com/vslavik/diff-pdf

Open source hæmmet af OOXML

OOXML er det format som Microsoft benytter til at gemme kontordokumenter i XML-format, også kendt som DOCX, PPTX og XLSX.

Sammenblandingen af ​​forældede og inkompatible versioner af OOXML, hindrer implementering i  alternative open source kontorpakker, viser en undersøgelse offentliggjort på Open Source Observatory og Repository (OSOR). De forskellige OOXML versioner udgør også problemer for de offentlige forvaltninger, der bruger forskellige versioner af Microsoft Office, og uoverensstemmelserne skaber problemer med ældre dokumenter. OOXML-dokumentformatet hindrer altså interoperabilitet mellem kontorpakker.

Dokumentformatet udsætter udviklere af gratis og open source-software for ulemper, da de påtvinges at bruge tid på at programmere funktioner, der sikrer samarbejde med Microsoft Office, og ikke standarden. Undersøgelsen rapporterer om fri software-udvikleres arbejde 'trin-for-trin med at kontrollere udviklingen af ​​deres software med forskellige versioner af den allestedsnærværende Microsoft Office. "I sidste ende vil disse filtre stadig kun leve op til et begrænset antal versioner af Microsoft Office, ikke den fulde OOXML standard."

Undersøgelsen citerer flere førende udviklere fra blandt andet Libre Office. For eksempel Svante Schubert, en af ​​veteranerne i arbejdet med interoperabilitet i kontorpakker, siger: "Du kan udvikle en OOXML-kompatibel implementering, som omfatter alle de obligatoriske OOXML funktioner, men denne implementering vil meget sandsynligt ikke være kompatibel med de fleste af de OOXML-dokumenter, der er derude. "

Offentlige forvaltninger bør ikke stole på dokumentformatet citerer Björn Lundell, professor i datalogi ved universitetet i Skövde i Sverige. Blandingen af OOXML-versioner betyder, at open source kontorpakker ikke kan opnå tilstrækkelig interoperabilitet, siger han. Lundell siger, at hans test viser, at selv Microsoft ikke selv kan håndtere variationerne. I OSOR studiet opfordrer Lundell til en fornyet diskussion om dokumentformat. "Bare en henvisning til proprietær funktionalitet som det vises i forskellige versioner af Microsofts kontorpakke kan ikke bestå prøven."

Kilde: https://joinup.ec.europa.eu/community/osor/news/open-source-hindered-ooxml-incompatibilities
Undersøgelsen: https://joinup.ec.europa.eu/elibrary/case/complex-singularity-versus-openness

Nye importfiltre

LibreOffice 4.3, som frigives om ganske kort tid, kan også åbne dokumenter fra følgende formater:

• Microsoft Works regneark og databaser
• En bunke gamle Mac-formater:
• Regneark: BeagleWorks, ClarisWorks, Claris Resolve, GreatWorks, MacWorks, Wingz
• Vektor- og bitmapbilleder: BeagleWorks, ClarisWorks, GreatWorks, MacPaint, MacWorks, SuperPaint

OOXML-forbedringer i version 4.3

Den kommende version 4.3 indeholder en lang række forbedringer til måden LibreOffice håndterer import og eksport af Microsoft-formaterne docx, xlsx og pptx:

• Understøttelse for import af OOXML Strict i docx, xlsx og pptx. For flere oplysninger, se dette blogindlæg: https://mmohrhard.wordpress.com/2014/03/18/ooxml-strict-support-in-libreoffice/.
• Understøttelse af Temaskrifttyper: registrere og benytte de rigtige skrifttyper og bevare temaskrifttype. Se dette blogindlæg: http://blogs.igalia.com/jaragunde/2014/04/14/tales-of-libreoffice-interoperability-theme-fonts/ .
• Bevar temafarver på skrifttyper, afsnit og tabelceller.
• Bevar typografiattribut på figurer og tabeller.
• Bevar temafarver for linje og udfyldning på fugurer, herunder farveovergange.
• Bevar farveovergange for udfyldning, selvom visningen ikke er korrekt farveovergang fra eksporten.
• Gem indlejrede regneark, præsentationer osv. i docx-dokumenter.
• Bevar effekter på figurer og billeder, herunder 3D-effekter og kunstneriske effekter.
• Forbedret understøttelse for "Standard Document Tags": 
• Repareret eksport af dato og checkbox kontroller
• Repareret import af kombinationsbokskontroller, genbrug dropdown kontrol og bevare alle andre former for opmærkning.

Fire lette skridt imod dokumentfrihed

For at opnå dokument frihed, må vi lære at producere interoperable dokumenter. Desværre betyder det, at vi er nødt til at gennemgå de fleste af vores redigeringsvaner og begynde at tænke på en række detaljer, som gør en forskel: kontorpakke, dokumentformatet og skrifttyperne.

Til syvende og sidst, vil vi indse, at hvis vi begynder at tænke på interoperabilitet, når vi opretter et nyt dokument, vil vi være i stand til transparent at udveksle ethvert af ​​disse dokumenter med enhver anden bruger.

Brug LibreOffice

I dag er LibreOffice den bedste løsning til ægte dokument frihed, da det er den eneste gratis kontorpakke, som er uafhængig af kommerciel indflydelse. Faktisk er alle andre kontorpakker, selv open source, under betydelig indflydelse af ​​enten et andet open source-projekt eller et stort firma.

LibreOffice er udviklet af en af ​​de største gratis softwaresamfund, under paraplyen af ​​Document Foundation. TDF er en tysk baseret, uafhængig, not-for-profit fond - støttet af regeringer, virksomheder og små software virksomheder - der fører tilsyn og koordinerer aktiviteterne.

LibreOffice er frigivet under en copyleft licens: et vigtigt aktiv for softwaren. Copyleft licenser tilbyde flere fordele i forhold til andre OSI godkendt licenser, da de skaber et miljø, hvor virksomhedssponsorerede udviklere og frivillige udviklere kan samarbejde, uden risiko for at se deres bidrag anvendt til at skabe en proprietær softwarepakke.

Takket være de positive virkninger af copyleft licens, ER LibreOffice hacker-samfundet vokset støt og - selvom vi er baseret på et flertal af rene frivillige - er sammenlignelig i størrelse med de største open source softwareprojekter. Denne forsikring om uafhængighed og en fremtid for LibreOffice som en fri kontorpakke gør os i stand til at konkurrere med proprietære tilbud.

Brug ODF

ODF er en forkortelse af Open Document Format for kontorprogrammer, også kendt som OpenDocument. Det er et XML-baseret filformat til kontordokumenter, der er udviklet med det formål at give et standard filformat for skrivebordsproduktivitet.

ODF blev udviklet af et teknisk udvalg i industrikonsortiet Organisationen for Advancement of Structured Information Standards (OASIS), der er baseret på Suns specifikation for OpenOffice XML. I 2006 ved afslutningen af ​​en langvarig gennemgang, blev ODF godkendt som en ISO / IEC internationale standard under navnet ISO / IEC 26300:2006.

ODF er anerkendt og støttet som en dokumentstandard i flere regeringer, virksomheder, organisationer og software produkter. For eksempel bruger NATO med sine 26 medlemmer ODF som standard for dokumenter.

ODF er det indbyggede filformat i LibreOffice, hvilket også gælder mange andre gratis kontorpakker: AbiWord, Apache OpenOffice, Calligra, Gnumeric og NeoOffice. Desuden er ODF også helt eller delvis understøttet af proprietære kontorpakker.

En åben standard for kontordokumenter repræsenterer en dramatisk forbedring i forhold til ældre proprietære filformater eller pseudostandarder.

I virkeligheden beskytter en åben standard forbrugerne mod følgerne af leverandør lock-in, fordi tilgængeligheden af ​​format specifikationer og den kendsgerning, at standarden ledes af en virkelig uafhængig organisation som OASIS fostrer dokumentfrihed.

ODF-dokumenter vil altid være frigjorte og tilgængelige for alle, fordi de er baseret på åbne specifikationer. Det betyder, at implementering af ​​ODF er en enkel proces, som giver forudsigelige og ensartede resultater uafhængig af softwaren (fordi udviklerne kan stole på de samme offentlige specifikationer, og kan udnytte tilgængeligheden af ​​kildekoden).

Forsøget med at forenkle konceptet at danne et ODF-dokument er nemt - og dermed vil resultatet være forudsigeligt - fordi udviklere kan få adgang til de samme specifikationer, som er nemme at forstå, og de kan benytte de samme værktøjer. Derfor vil det altid være muligt at åbne et ODF-dokument (selv et meget gammel et af slagsen).

Selvfølgelig læser og skriver LibreOffice mange varianter af proprietære dokumenter, for at beskytte brugernes frihed. Disse filerformater bør anvendes til at udveksle indhold med andre brugere, og ikke til at lagre vigtig information.

Brug frie skrifttyper

LibreOffice bruger frie skrifttyper, som kan installeres på din personlige computer uden omkostninger, for at sikre den visuelle konsistens i dokumenter mellem forskellige hardwareplatforme og operativsystemer.

Et tekstdokument eller en præsentation, oprettet med LibreOffice, kan åbnes på andre computer ved hjælp af LibreOffice, uafhængigt af platform eller operativsystem. De to dokumenter vil se ens ud, fordi skrifttyperne vil være de samme (mens softwaren vil tage sig af alle andre detaljer, såsom margener, linjeføringer og linieafstand).

I modsætning hertil benytter proprietære kontorpakker ofte deres egne skrifttyper, som almindeligvis erstattet med lignende, men metrisk forskellige skrifttyper, når de åbnes af LibreOffice eller anden software. Dette kan give et visuelt andet resultat end originalen, og giver et problem med interoperabilitet (selv om dokumentets indhold bevares).

Faktisk skaber proprietære skrifttyper et kunstigt kompatibilitetsproblem mellem ellers identiske dokumenter, idet opfattelsen af ​​en visuel forskel overvinder det faktum, at alt indhold er bevaret.

Kombineret med ODF, vil frie skrifttyper bevare ikke kun indholdet, men også det visuelle udseende. Der er flere kilder til frie skrifttyper, som tilbyder et stort udvalg, som alle er i stand til at opfylde din personlige smag: Google Font, med over 630 skrifttypefamilier; Open Font Library, med næsten 400 skrifttypebiblioteker; og Font Squirrel, også med et meget stort udvalg.

Frie skrifttyper forbedrer interoperabiliteten og øge dokumenttroskaben. Derfor bør brugen af dem fremover blive en vane for alle computerbrugere.

Brug skabeloner og typografier

Skabeloner og typografier er den sidste del af et perfekt dokument, fordi de hjælper brugerne i at producere kompatibel standard-XML til at beskrive de forskellige elementer (som titler, undertekster, overskrifter, afsnit, sidehoveder og sidefødder, sidetal celleindhold mv ). Kompatibel standard-XML vil være ekstremt nemt at gengive i den modtagende software, og dette vil resultere i et dokument, der er identisk med det oprindelige.

Faktisk har hvert element i dokumentet et XML-tag, såsom <title> eller <text>, der beskriver funktionen. Derudover er der andre tags, som beskriver skrifttype og størrelse, og andre egenskaber såsom tegnets vægt (normal, fed eller kursiv) og linjeføring. Hvis en bruger sletter en skabelon eller et typografielement, vil han også slette det tilhørende XML-tag, som vil blive erstattet af et generisk tag.

Udeladelsen af det rigtige XML-tag vil repræsentere et problem for den modtagende software, som vil forsøge at fortolke det generiske tag i stedet for at gengive det rigtige. Resultatet vil være et dokument, som kan være forskelligt fra det oprindelige dokument.

Konklusion

Ægte dokumentfrihed kan opnås ved hjælp af fri software, åbne dokumentstandarder, frie skrifttyper og standardiserede dokumentskabeloner og typografier. Brugerne bliver nødt til at lære nye vaner, som i fire nemme trin, forbedrer interoperabiliteten med andre brugere, uafhængigt af platform og operativsystem.

En lille indsats, for en betydelig forbedring, da resultatet vil være sandt dokument frihed (og gennemsigtig interoperabilitet).

Kilde

Denne artikel er oversat med tilladelse af et blogindlæg af Italo Vignoli. Du kan læse det oprindelige blogindlæg her: http://www.italovignoli.org/2014/03/achieving-document-freedom-easy/

Italo Vignoli er marketingsansvarlig for, og medlem af bestyrelsen i, The Document Foundation, og er en af de oprindelige medstiftere af fonden, som står bag LibreOffice.

Document Liberation Project

En tilbagevendende problem for brugere af computere er i dag, er erfaringen, at dit ​​personlige digitale indhold skabt år tilbage og gemt i gamle, forældede filformater. Ofte kan disse gamle filer ikke åbnes af mere moderne versioner af programmet, eller programmet eksisterer ikke længere. Brugerne er, sat på spidsen, låst ude af deres eget indhold. Den mest almindelige årsag til denne manglende evne til at få adgang til gamle data er brugen af ​​proprietære fil-formater, der resulterer i leverandør lock-in.

Se mere på http://www.documentliberation.org/

I årene siden lanceringen af ​​LibreOffice i 2010, har flere af vores community-medlemmer påtaget sig at forbedre interoperabiliteten med proprietære programmer. Opmuntret af den nye frihed, som LibreOffice har givet, slog flere udviklere sig sammen med en gruppe af ingeniører, der har specialiseret sig i at forstå strukturer og indhold i lukkede, proprietære filformater. Den første frugt af dette samarbejde var libvisio, et bibliotek til at parse filer skrevet i det binære Visio-fil format, der er udviklet som et Google Summer of Code 2011 projekt.

Document Liberation Project har til formål at skabe et hjem for det voksende fællesskab af udviklere forenet for at frigøre brugere fra leverandør lock-in på indhold. Formålet er at bidrage til det blomstrende økosystem omkring Open Document ved at levere effektive værktøjer til at omdannelse proprietære filformater til det tilsvarende ODF-format.

Hvis du herne vil have Document Liberation logoet på dit skrivebord, og ikke bare på din computer, kan du hente en skabelon. Alt du behøver, er et papir, saks og lim: http://people.freedesktop.org/~dtardon/documentliberation/dlp-cube.svg

Understøttelse af OOXML Strict?

Når du bruger nyere versioner af Word eller Excel kan du indstille Microsoft Office til at benytte det dokumentformat, som hedder OOXML Strict. Det er det format, som Microsoft i sin tid lovede skulle være et åbent dokumentformat.

På grund af en forglemmelse har LibreOffice hidtil understøttet dette format. Det vil være tilfældet fremover fra og med version 4.2.3.

Se også denne artikel: https://mmohrhard.wordpress.com/2014/03/18/ooxml-strict-support-in-libreoffice/

Microsoft Office

Et af de mest kritiske problemer for LibreOffice er samarbejdet (interoperabiliteten) med Microsoft Office formaterne. I hver eneste version bliver der rettet rigtig mange mere eller mindre synlige problemer.

I version 4.2 kan vi også se frem til en lang række forbedringer, blandt andet disse...

• Writer opretholder nu "Ændringshåndtering aktiveret" i DOCX-dokumenter. Data i ændringshåndteringen opretholdes delvis.
• Massiv sidebaggrundsfarve konverteres nu fuldstændigt frem og tilbage (round trip konvertering) i DOCX-dokumenter
• Sidekantmargenerne i DOCX-dokumenter importeres korrekt i Writer.
• Forskellige lige og ulige sidemarkeringer håndteres korrekt i Writer
• Skjult sidefod importeret fra DOCX-dokumenter til Writer vises ikke længere som normal (synlig) sidefod
• Writer opretholder understregningsfarve 
• Writer opretholder tegnskygger
• Writer opretholder sidenummerering, som ikke starter med '1'
• Eksport af tekstboks indsættelsesegenskaber opretholdes ved eksport til DOCX-dokument
• Tekstboksens farveovergang opretholdes
• Eksport til DOCX-dokument respekterer sidekant samt kantskygge
• Punktopstillinger med niveau 0 (som ikke skal vises) opretholdes
• Kanter langs sidehoved og sidefod opretholdes

Men der er lang vej endnu, før konverteringen frem og tilbage bliver perfekt. Der udestår fortsat omkring 2.900 kendte fejl. Men det går da i det mindste fremad.

Tysk/Schweizisk projekt forlænges

En række tyske og Schweiziske offentlige myndigheder (OSB Alliance) har tidligere finansieret et projekt, som skulle forbedre interoperabiliteten med OOXML.

Første fase blev finansieret af blandt andre München, Schweitz' justitsministerium og Frankrigs Kulturministerium. Sammenlagt har disse myndigheder finansieret udvikling af OOXML-initeroperabilitet for ca. 160.000 euro.

Du kan læse mere om det projekt her: http://libreofficedk.blogspot.dk/2012/11/ooxml.html.

Projektet er afsluttet med stor succes, og det sidste punkt som ikke kunne implementeres i første om gang, nemlig indlejrede skrifttyper (http://libreofficedk.blogspot.dk/2013/06/libreoffice-41-vigtigste-nyhed.html), er også gennemført nu.

Den samme kreds af myndigheder har besluttet at fortsætte den vigtige proces med at forbedre OOXML, og de har derfor valgt at fortsætte støtten.

Næste fase vil fokusere på at forbedre understøttelsen af ændringshåndtering ('track changes') ved udveksling af dokumenter mellem LibreOffice og Microsoft Office.

Læs mere om projektet her:
https://joinup.ec.europa.eu/news/renewed-german-swiss-support-office-interoperability-project.

Tysk/Schweizisk projekt forlænges

En række tyske og Schweiziske offentlige myndigheder (OSB Alliance) har tidligere finansieret et projekt, som skulle forbedre interoperabiliteten med OOXML.

Første fase blev finansieret af blandt andre München, Schweitz' justitsministerium og Frankrigs Kulturministerium. Sammenlagt har disse myndigheder finansieret udvikling af OOXML-initeroperabilitet for ca. 160.000 euro.

Du kan læse mere om det projekt her http://libreofficedk.blogspot.dk/2012/11/ooxml.html.

Projektet er afsluttet med stor succes, og det sidste punkt som ikke kunne implementeres i første om gang (indlejrede skrifttyper: http://libreofficedk.blogspot.dk/2013/06/libreoffice-41-vigtigste-nyhed.html ), er også gennemført nu.

Den samme kreds af myndigheder har besluttet at fortsætte den vigtige proces med at forbedre OOXML, og de har derfor valgt at fortsætte støtten.

Næste fase vil fokusere på at forbedre understøttelsen af ændringshåndtering ('tracking changes') ved udveksling af dokumenter mellem LibreOffice og Microsoft Office.

Læs mere om projektet her: https://joinup.ec.europa.eu/news/renewed-german-swiss-support-office-interoperability-project

Vigtigste nyhed i version 4.1?

I har tidligere skrevet om muligheden for at indlejre skrifttyper i dokumenter her: http://libreofficedk.blogspot.dk/2013/06/libreoffice-41-vigtigste-nyhed.html .

Indlejring af skrifttyper vil med sikkerhed forbedre interoperabiliteten med Microsoft Office og mellem operativsystemer. Men der kommer endnu mere guld fra den kant: Endnu bedre dokumentudveksling.

Fra release notes: https://wiki.documentfoundation.org/ReleaseNotes/4.1 :

Import og eksport af grafiske punktopstillinger i .doc, .docx og .rtf.
Adskillige forbedringer er indført for at gøre import og eksport af Microsoft OOXML bedre, lige som også de binære formater .doc og .rtf er forbedret.

Disse nyheder og fejlrettelser er absolut blandt mine personlige favoritter på listen.

LibreOffice 4.1: Vigtigste nyhed?

Jeg har tidligere skrevet (http://libreofficedk.blogspot.dk/2013/05/nyt-spndende-designtiltag.html) om de designmæssige eksperimenter, som er i gang, og som bliver synlige i LibreOffice 4.1 som eksperimentel funktion.

Blandt de øvrige nyheder, som jeg synes er værd at bemærke, er muligheden for at indlejre skrifttyper i dokumenter. Det vil nemlig få stor betydning for interoperabiliteten dels mellem LibreOffice og Microsoft Office, men også mellem Windows, Linux og Mac.

Normalt indlejres skrifttyperne ikke i dokumentet, og når dokumentet så åbnes på en anden computer og med et andet program, er det ikke sikkert at de oprindelige skrifttyper er tilgængelige på den computer. Det program som bruges til at åbne dokumentet, vil derimod forsøge at erstatte skrifttyperne "bedst muligt". Det er bare ikke altid at bedst muligt er godt nok.

Hvis skrifttyperne derimod vedlægges dokumentet, vil fremvisning af dokumentet altid foregå med nøjagtigt de samme skrifttyper, som dokumentet blev født med. Dermed sikres nøjagtig gengivelse af dokumentet som muligt.

Funktionen i LibreOffice fungerer i alle moduler, dvs. både i tekstbehandling, regneark og præsentationer. Desuden er muligheden kompatibel med Microsoft Office, og uanset om dokumentet udveksles som .odt eller som .docx, så kan dokumentet åbnes i det modsatte program - og med de rigtige skrifttyper.

Jeg har selv foretaget en hurtig og simpel "smoketest" frem og tilbage (mellem Linux og Windows henholdsvis LibreOffice og Microsoft Office) med henholdsvis .odt og .docx med succes.

Indlejring af skrifttyper i dokumentet aktiveres i dialogen Filer - Egenskaber, hvor fanen Skrifttyper aktiverer indlejring af skrifttyper.

Bagsiden af medaljen er, at filerne bliver noget større end uden indlejrede skrifttyper. Men jeg vil alligevel anbefale at filer som skal udveksles mellem forskellige operativsystemer og kontorpakker fremover gemmes med indlejrede skrifttyper.