Nyhedsbrevet i lettere design

Jeg har givet pdf-versionen af nyhedsbrevet en lettere brush-up, og jeg vil benytte lejligheden til at give et par tips til at også du kan lave nogle både flotte men også robuste skabeloner.

Forsiden

Baggrundsbilledet på forsiden er fra openclipart.org: https://openclipart.org/detail/172571/bird-branches. Fordelen ved at bruge billeder fra openclipart.org er at de er licenseret på en måde, hvor kunstneren er beskyttet mod tyveri og plagiat, men på en måde hvor billederne kan anvendes af alle som ønsker det. Vær opmærksom på, at de fleste billeder som findes på internettet reelt er omfattet af copyright.

Nyhedsbrevet er i øvrigt licenseret under en Creative Commons licens, hvilket betyder at alle og enhver må bruge artiklerne, herunder publicere dem (kommercielt eller ikke-kommercielt), men kun hvis man huske at fortælle, hvor artiklen kommer fra.

Jeg har beskåret billedet en lille smule, for at få fuglen til at sidde det rigtige sted. Billedet er indsat i baggrunden ved at anvende en special sideskabelon til forsiden. I sidetypografien vælger jeg fanen Område og anvender Bitmap:

Med hensyn til hvordan billedet skal beskæres, skaleres og placeres, kommer lidt an på situationen. Ofte handler det om at prøve sig frem og ikke give op.

På forsiden har jeg placere i alt seks rammer, som giver mig funktioner lidt hen ad at DTP-program. Formålet med at putte indholdet i rammer er at kunne kontrollere forskellige parametre, f.eks. at låse placering og størrelse samt evt. også indholdet. På forsiden er det kun rammen, hvor måned og år vises, der er redigerbar. Hvis du laver skabeloner som andre skal bruge, er det en rigtig god ide at låse elementerne, for ved at låse så mange parametre som muligt, undgår du "forkert" brug, og skabelonen fremstår mere professionel og robust.

De enkelte elementer er farvelagt på forskellige måder. Indholdsfortegnelsen er f.eks. farvelagt ved at vælge en farve som baggrund for indholdsfortegnelsen. Rammen i venstre kolonne er farvelagt på rammen med en anelse gennemsigtighed. Læg mærke til hvordan den lodrette bjælke til venstre ligger nedenunder den vandrette ramme med "Nyhedsbrev". Det giver et indtryk af dybde og lag.

De to pile med tekst er tegneobjekter som er forankret "Til ramme", og da rammen er indholdsbeskyttet, ja så ved jeg at pilene ikke flytter sig ved en fejl.

Den eneste svaghed jeg har valgt at implementere her, er indholdsfortegnelsen som er placeret inde i en ramme med fast størrelse. Jeg risikerer her at der bliver mere indhold end der er plads til. Det må jeg holde øje med, og alternativet ville være endnu værre; nemlig at rammens størrelse tilpasser hvor meget indhold der er. Det vil betyde at det indhold der står længere med på siden, flytter sig.

Jeg har nederst på siden indsat et "tvunget sideskifte". Der er flere årsager til det, nemlig at skifte sidetypografi og dermed layout samt at nulstille sidetallet.

Følgende sider

Brødteksten er sat med en serif-skrifttype 12 pt. Overskrifterne er sat med sans-serif 18 pt. Forholdet mellem brødtekst og overskrift er altså 1:1,5, hvilket er en god tommelfingerregel. Jeg anvender af og til to niveauer, men det er sjældent.

I sidefoden står sidetallet inde i et LibreOffice-logo, hvilket er en lille smule risikabelt, fordi placeringen meget let kan skride. Det sikrer jeg mig imod ved at låse både indhold, placering og størrelse. Så burde der ikke ske noget, med mindre jeg en dag skriver mere end 99 sider. Den skifter fra højre til venstre placering, hvilket jeg har opnået ved at fjerne markeringen i sidefoden "Samme indhold på højre/venstre-sider".

Release-planen var før indsat som en sektion med link til et andet dokument, hvor planen var indsat som en tabel. I denne skabelon har jeg indsat et DDE-link til et regneark:

	Mar	Apr	Maj	Jun	Juli	Aug	Sep	Okt	Nov	Dec	Jan	Feb
5.4			.6
6.0	.2	.3	.4	.5		.6		.7
6.1						.0	.1	.2	.3	.4		.5

Nodepapir

November-udgaven af nyhedsbrevet er endt med at blive et tema om musik.

Nodepapir kan være ret dyrt, og i mange tilfælde, er det godt nok at have et print, som du kan bruge som kladde.

Jeg faldt over en skabelon, som består af simple nodelinjer, med henholdsvis en og to linjer. Så hvis du lige står og mangler et nodepapir, er hjælpen nær.



Skabelonen kan du hente her: https://extensions.libreoffice.org/templates/music-papers

Standardskabelon

I Writer er der en hardkodet standardskabelon, som er grundlag for alle nye dokumenter, hvor du ikke vælger at bruge en skabelon. Hvis du gerne vil benytte en bestemt skabelon for alle nye dokumenter, skal du gemme skabelonen som .ott og vælge den som standardskabelon. Det foregår i skabelonadministration (Fra startsiden skal du vælge Skabeloner - Rediger skabeloner).

Hvis du gerne vil bruge den indbyggede standardskabelon, men gerne vil ændre skrifttyper eller størrelser, kan du finde dem under Funktioner - Indstillinger - Writer - Grundlæggende skrifttyper.

(Mere om) Autotekster

Jeg har tidligere skrevet om Autotekster (frasebibliotek) i kombination med skabeloner her: http://libreofficedk.blogspot.dk/2015/10/standardskrivelser-autotekst-og.html

En af fordelene ved at benytte typografier i LibreOffice er, at indhold og design holdes adskilt. Og det er netop en af de ting vi kan opnå, ved at benytte skabeloner i kombination med autotekster. Det forudsætter at både skabeloner og autotekster holder sig stringent til at benytte de samme typografi(-navne).

Har du en brevskabelon med et layout og en brochure-skabelon med et andet layout, kan du med autotekster (med et basis-layout), vil du opnå, at den samme tekst kan indgå med forskelligt layout i forskellige sammenhænge. Når du bruger autoteksterne i breve, vil de få brevskabelonens typografier, afstande og farver. Samme autotekst vil i brochure-skabelonen få et helt andet udseende.

Det forudsætter at du benytter de samme typografinavne, blot med forskellige egenskaber.

I autoteksten har overskriften "Overskrift 1" og indholdet har "Brødtekst" som typografi. Uanset hvordan disse typografier ser ud i autoteksten, vil de, når autoteksten indsættes i en skabelon, følge skabelonens typografier. Forudsat altså at de selvsamme typografier findes i skabelonen.

Samme indhold vil altså fremstå med forskelligt layout, alt efter hvilken skabelon de indsættes i.

En anden mulighed er at benytte autotekst uden formatering. Opretter du autoteksten uden formatering, vil indholdet altid respektere typografien den indsættes i. Til gengæld kan du ikke veksle mellem f.eks. brødtekst og overskrifter, og du kan ikke benytte objekter (billeder o.s.v.) eller benytte tabeller. (tak til Claus Kofoed Nielsen for oplysning om autotekst uden formatering).

Standardskrivelser, autotekst og skabeloner

Enhver virksomhed - stor eller lille -  har sikkert en eller flere standardskrivelser. Det være sig julekort, salgsbreve, kontrakter eller tilbud. Ofte benytter man ikke skabeloner til det, man tager bare en kopi af den man brugte sidst, og retter til. Det går også meget godt et stykke hen ad vejen, men pludselig en dag kommer du til at sende et tilbud til en kunde, hvor en anden kundes navn fremgår. Eller du glemmer at rette årstallet i julekortet. Pinligt.

Okay, i mange virksomheder er der bedre styr på det. Der er lavet skabeloner til mange forskellige formål, og hvert tilfælde har måske endda flere varianter. Så opstår næste problem: Hvordan holder vi styr på alle vores skabeloner? Hvem har den seneste version, og er vi sikre på at de alle bliver vedligeholdt. Endnu værre er det, hvis firmaet skifter logo eller navn, eller direktøren har forelsket sig i en ny skrifttype.

For det første er det vigtigt at nogen har ansvar for at få opdateret og distribueret nye versioner ud til dem der skal bruge dem. Hvis det er en lille butik, er det overskueligt at sende en ny version rundt. Men vær lige sikker på at alle faktisk ved hvordan de erstatter den gamle med den nye version. Alternativt, og specielt hvis der er flere medarbejdere end du lige kan overskue, så sørg for en centralt styret distributionsform. Der er nemlig mange forskellige måder at håndtere det på, f.eks. ved at placere alle skabeloner på en fælles fil-server, eller ved at pakke dem ind i en udvidelse (extension).

Når det kommer til at vedligeholde et stort antal skabeloner, er en helt anden fremgangsmåde at sanere ud i antallet. Selv har jeg været med til at omlægge over 500 skabeloner for en virksomhed, hvor skabelonerne var forskellige standardbreve med forskelligt indhold. Jeg har hørt om eksempler, hvor en kommune havde adskillige tusinde standardbreve.

Det behøver måske ikke være så svært.

Tænk hvis vi kan adskille indhold og layout. Det kan faktisk godt lade sig gøre.

Fremgangsmåden er følgende:

Opret først en master-skabelon, hvor du definerer alle fælles regler (typografier). Det er alt fra skrifttyper, regler for orddeling og afstand til kanten i et billede. Det er som nævnt din master, og herfra styrer og kontrollerer du ALT hvad der kan gemmes i typografier. Uden undtagelse!

Så skal du danne dig et overblik over de forskellige dokumenttyper. F.eks. "Brev på dansk", Brev på engelsk", "Tilbud og kontrakter" og "notater". Det er blot eksempler. Det der kendetegner en dokumenttype, er deres opbygning og layout.

Dem laver du så en skabelon til. En skabelon til hver dokumenttype. Sørg for at hver eneste justering som er gældende for alle typer, ændres i din master, og efterfølgende indlæses eller nedarves til dine skabeloner. Det er her det smarte kommer ind, for det er MEGET lettere at rette en deltalje i masteren, og efterfølgende indlæse den i skabelonerne, frem for at foretage rettelsen i alle skabelonerne. Desuden er du sikker på at det sker helt konsekvent og at resultatet bliver konsistent.

Og nu er du så færdig med at lave skabeloner for denne gang.

Men hvad med alle brev-varianterne?

Autotekst!

For hver brevvariant opretter du en autotekst. Det foregår ved at du skriver brevet (eller klippe-klistrer et eller andet sted fra). Når du så er færdig, markerer du alt det du har skrevet ind i skabelonen, og trykker CTRL+F3. Fra dialogen kan du nu oprette det du har markeret, incl. indsatte billeder, tabeller og formatering, som en autotekst. Du kan ovenikøbet placere autoteksterne i kategorier eller grupper. Det vil jeg anbefale du gør fra starten. F.eks. de samme kategorier som dine skabelontyper.

Hver autotekst tildeler du et navn samt en genvej. Navnet skal være nogenlunde sigende, og genvejen skal være noget brugerne kan huske. F.eks. kan salgsbreve tildeles genveje SB1, SB2 og kontrakterne SK1, SK2 o.s.v.

Efterhånden som brugerne husker genvejene, kan de bruge autoteksterne ved st skreve genvejen, f.eks. "SB3" efterfulgt af F3. Så indsættes autoteksten på markørens placering. I begyndelsen, hvor genvejene ikke er kommet helt på plads, må brugerne finde autoteksterne i CTRL+F3, hvorfra de kan vælge autotekster i kategorier.

Når du har lavet alle dine autotekster, kan du placere dem på et fil-drev. Du kan nemlig definere flere steder at gemme autotekster, og hvis du placerer autoteksterne på en filserver, kan hver bruger pege på det sted, som placering. Du kan også tilføje den ekstra placering til alle brugeres profil f.eks. vha. Windows Registry, men det er en anden snak.

Autoteksterne gemmes i filsystemet som en fil for hver kategori, og filerne har endelsen .bau. Du får altså en fil for hver kategori, f.eks. Breve.bau, Kontrakter.bau osv.

Du kan også pakke autoteksterne som en udvidelse, men det er lidt mere kompliceret, og det er vanskeligere at vedligeholde fremover.

Konklusion
Autotekster kan distribueres på samme måde som skabeloner.
Autotekster kan indeholder stort set det samme som skabeloner, herunder formateret tekst, indsatte billeder og felter.
Det gør vedligeholdelsen lettere, hvis du adskiller layout (skabeloner) og indhold (autotekster).

Bidrag til LibreOffice 5.0 med nye Impress Skabeloner

LibreOffice Design Team har annonceret en konkurrence for at øge antallet af skabeloner til Impress, som udgives sammen med den kommende LibreOffice 5.0. Denne version frigives i august 2015. Konkurrencen er åben for alle, både designere, kunstnere og andre talentfulde brugere.

Konkurrencen er fokuseret på skabeloner til Impress, idet Impress er det sted, hvor brugere har mest brug for at have skabeloner. Impress skabeloner indeholder ingen tekst, og kan derfor bruges på tværs af sprog, uden at skulle oversættes til mange sprog.

Seneste dag at deltage i konkurrencen er 18. juli 2015, hvilket skyldes at vinderne skal kåres i god tid før LibreOffice 5.0 frigives. Skabeloner der afleveres efter datoen er ikke med i konkurrencen, men skabelonerne kan blive medtaget i senere LibreOffice frigivelser.

Skabelonerne udvælges af medlemmer af LibreOffice Design Team, og kan blive ændret før de frigives sammen med programmet. Får du en eller flere skabeloner optaget i LibreOffice, vil du blive nævnt som bidragsyder til LibreOffice på http://www.libreoffice.org/about-us/credits/.

For at dine skabeloner skal komme i betragtning, skal du opfylde følgende betingelser:

• De er originalt arbejde, og ikke kopier eller omskrivning af andre skabeloner
• De er licenseret under Creative Commons CC0.
• De er skabeloner til LibreOffice Impress og består af to eller flere master dias
• De benytter skrifttyper , som bundtles med LibreOffice (Caladea, Carlito, DejaVu, Gentium, Liberation, Libertine G, Open Sans, PT Serif, Source Code, Source Sans).
• De indeholder ingen tekst, ingen billeder med tekst, idet de skal kunne benyttes uden først at blive oversat
• De er baseret på LibreOffice typografier, og ikke direkte formatering.

Du kan læse mere om betingelserne, og om hvordan du deltager: https://wiki.documentfoundation.org/Design/Whiteboards/Templates_for_LibreOffice_5.0.

Lav gode skabeloner

Når din organisation skifter fra Microsoft Office til LibreOffice er det vigtigt at du tilbyder brugerne kode og robuste skabeloner. Hvis dine brugere skal bruge LibreOffice parallelt medMicrosoft Office eller hvis brugerne skal samarbejde med andre brugere, som benytter Microsoft Office, må du indrette skabelonerne, så de tager hensyn til behovet for samarbejde. I det tilfælde skal skabelonerne være ekstra robuste.
Hvorfor ikke bare åbne de gamle .DOT eller .DOTX skabeloner med LibreOffice og gemmer dem som .OTT?
Dette er netop et af de mest udbredte misforståelser. At producere skabeloner til LibreOffice er under ingen omstændigheder en konverteringsopgave: Det er at konstruere skabelonerne fra bunden ved hjælp af det bedste værktøj, nemlig LibreOffice. Hvis du vælger genvejen og konverterer Word-skabelonerne, får du store problemer senere.
Erfaringerne viser, at manglende interoperabilitet ofte skyldes skabeloner af dårlig kvalitet.
Et andet godt råd: Forsøg ikke at få LibreOffice til at ligne Word. Og forsøg ikke at få dine skabeloner til at ligne Word-skabeloner. Du kan ikke snyde dine brugere.
Hvis du kender en ekspert i Word er det måske ikke den rette person at sætte til at lave LibreOffice skabeloner. Du må ikke lade som om LibreOffice er Word. Det er det ikke.

Før du starter

Gør det på den smarte måde. Analysér dine eksisterende Word-skabeloner og find ud af, om de har noget til fælles. Identificer alle fællestræk og kategorisér skabelonerne i logiske ”familier”. Hvis du har flere forskellige brevskabeloner, benytter disse skabeloner sandsynligvis de samme skrifttyper.
Forsøg også at få fingrene i organisationens designstrategi eller design guidelines hvis en sådan eksisterer. Større firmaer og offentlige myndigheder har ofte et eller andet fra informations­afdelingen. Bedst er det hvis du har en designspecifikation fra et designbureau, med nøjagtige instruktioner om mål, farvekoder og skrifttyper.
Spørg den ansvarlige for Word-skabelonerne om at lave en PDF-version af hver enkelt skabelon, som du kan bruge som reference. Med en sådan reference kan du undgå senere diskussion om, hvordan det rent faktisk skal se ud. Du kan godt danne referencedokumenterne selv, men bedst er det, hvis du får den leveret sammen med de originale Word-skabeloner.

Tænk på hvem dine brugere er

Tro ikke at IT-afdelingen er de bedste til at definere kravene til skabeloner. For det første er det ofte ikke IT-afdelingen, der er de mest hyppige brugere af skabeloner. Personerne er desuden ofte udstyret med en forståelse for IT, der ligger over gennemsnittet, hvilket faktisk diskvalificerer dem som kravstillere. Kravene til funktionalitet skal komme fra de personer, som faktisk skal bruge skabelonerne i dagligdagen, og kravene til udseendet skal komme fra den afdeling, som har ansvaret for kommunikation. Så kan IT-afdelingen få lov til at bestemme, hvad filerne skal hedde.
Brugere er forskellige. Nogle brugere er højt kvalificerede, og har nærmest en uddannelse i kontorautomation, mens andre knap nok ved hvad tekstredigering går ud på. Dine skabeloner skal være så selvforklarende, at dine brugere kan finde ud af det. Nogle skabeloner er meget specielle og indeholder avancerede funktioner, men f.eks. brevskabeloner, bør være særdeles simple at bruge.

Opret en master

Når du har noteret alle fællestræk fra skabelonerne, og sorteret dem i kategorier, kan du begynde med at skabe en eller flere master-skabeloner. Masterskabeloner kommer aldrig til at blive brugt, men du kan bruge den til at opbevare og vedligeholde fællestræk fra dine skabeloner. Alt hvad der kan beskrives med typografier, skal oprettes som typografier i masterskabelonen. Hvis der siden kommer ændringer til disse fællestræk, kan du ændre det i masterskabelon og derefter indlæse masterskabelonens typografier til alle dine skabeloner. Det sikrer konsistens og letter administrationen.

Billeder og firmalogoet

Forsøg altid om du kan få fingrene i kildefiler til billeder i stedet for at hugge billederne fra Word-skabelonerne. Når du benytter originale kildefiler, undgår du kvalitetstab, når du skalerer og komprimerer billederne. Om muligt skal du skaffe billederne i et skalerbart vektorformat, f.eks. som SVG elller Photoshop kildefiler. På den måde, kan du selv generere billeder i præcis den størrelse og med den kvalitet, som du skal bruge. Et logo som ligger på hjemmesiden er f.eks. optimeret til internettet, hvilket blandt andet betyder høj komprimering, hvilket ikke egner sig til udskrivning af et brev.

Makroer

Gør hvad du kan for at undgå makroer. Mange skabeloner udviklet til Microsoft Office for måske ti år siden, har indlejrede eller kædede makroer for at opnår den ønskede funktionalitet. Brugen af makroer indbefatter en risiko for, at dokumentet en dag ender et sted, hvor makroerne ikke er tilgængelige, f.eks. fordi de ikke er tilgængelige, eller fordi makroerne er deaktiveret af sikkerhedsmæssige årsager. Brugen af makroer bør ikke være nødvendig med moderne kontor­programmer som LibreOffice.
Hvis du i dag har systemer af skabeloner som er afhængige af måske flere makroer, bør du overveje om den ønskede funktionalitet kan opnås helt uden at bruge kontorpakken som rammesystem. Sådanne systemer bør indarbejdes i dokumenthåndtering, sagsbehandling, CRM eller lignende system. Hvis du putter forretningslogik ind i komplekse systemer af skabeloner og makroer, løber du en risiko.

Interoperabilitet

At lave skabeloner, hvor dokumenterne kan bruges på tværs af LibreOffice og Microsoft Office er svært. Det forudsætter en masse ekstraarbejde, specielt når det kommer til test af skabelonerne.
Du skal huske at LibreOffice og Microsoft Office er to forskellige programmer, og benytter forskellige filformater. Konvertering mellem de to programmer bliver bedre for hver eneste version af LibreOffice, men er ikke perfekt og det bliver nok aldrig perfekt. Konvertering af dokumenter bør derfor altid være undtagelsen, og derfor er det per definition ikke en god idé at indstille LibreOffice til at benytte .OC eller .DOCX som generelt filformat.
Og round trip konvertering (gentagne konverteringer frem og tilbage)? Glem det. Det virker ikke og kommer aldrig til at virke.

Platformsuafhængige skabeloner

LibreOffice er platformsuafhængig, og det er muligt at bygge skabelonerne så de også fungerer på flere platforme, f.eks. Windows og Mac. De fleste organisationer har politikker for den slags, men det er altid en god idé at gøre sig lidt umage, for det er meget lidt der skal til. Og det kan vise sig, at en enkelt chef alligevel har købt sig en MacBook, selvom politikken ikke tillader det. Fidusen er, at hvis skabelonerne er platformsuafhængige, er de normalt bedre på tværs af LibreOffice og Microsoft Office. Skabeloner der kan bruges på flere platforme er i øvrigt ofte af højere kvalitet, end skabeloner der er bundet til f.eks. Windows.

Dilemmaet

Skal vi lave skabeloner til LibreOffice, så de ligner Word-skabelonerne præcist?
De fleste vil nok sige, at jo mere de ligner Word-skabelonerne, jo bedre er det. Men pixel-præcis efterligning er en misforståelse, og af flere årsager:
For det første: Er de gamle Word-skabeloner så gode som du tror de er? Måske er de, men sandsynligvis er de udviklet for mange år siden til en tidligere version af Microsoft Office. Så hvis vi efterligner de skabeloner, kommer vi måske til at arve en række gamle misforståelser og dårlig kvalitet. Så lad os benytte muligheden for at lave moderne, gode og robuste skabeloner, nu vi har muligheden. Vi får nok ikke muligheden igen foreløbigt.
En vigtig regel når dt kommer til interoperabilitet, så gælder det at jo mere tilpasning du laver, jo dårligere bliver skabelonernes evne til at kunne bruges på tværs mellem LibreOffice og Microsoft Office. Så arbejdet med at få skabelonerne til visuelt at ligne Micrsoft-skabelonerne, jo mere interoperabilitet mister du.
Forsøg at holde dig til standardværdierne.
Et eksempel:
Fodnoter i LibreOffice Writer ligner ikke tilsvarende fodnoter i Word. Til gengæld kan de som regel overføres frem og tilbage uden de store problemer, så længe du bruger standardindstillingerne. Hvis du derimod forsøger at tilpasse udseendet i LibreOffice, vil konvertering til og fra Word ikke fungere uden problemer.
Det samme gør sig gældende for andre avancerede funktioner for kontorautomation, f.eks. indholdsfortegnelser og stikordsregistre.
At lave gode skabeloner til samarbejde gælder ikke om at få dem til at ligne. Det gælder om at få dem til at fungere på tværs af de to programmer.

Billeder og objekter

Billeder, så som firmaets logo er centrale for enhver skabelon. Disse objekter er på den anden side det der gør det vanskeligt at lave skabeloner, der muliggøre acceptabel konvertering mellem LibreOffice og Microsoft Office. Et af de centrale problemer er objekternes præcise placering på papiret. Problemet er,at LibreOffice og Word har forskellige måder at forankre objekter på. Forankringen er det sted, objektet er placeret i forhold til. Hovedreglen for skabeloner i LibreOffice er, at objekter som skal placeres et præcist sted på papiret, altid bør forankres relativt ”til siden”. Objekter som skal gentages på flere sider, bør forankres ”til afsnit” i sidehoved eller sidefod, men udmåling af placeringen bør være i forhold ”til side”. Brug i øvrigt altid samme forankring for objekter, som logisk hører sammen. Det kan f.eks. være firmaet logo, som skal placeres sammen med tekstrammen med afsenderadressen. Kun hvis objektet skal være placeret relativt i forhold til f.eks. et afsnit, bør du brige forankring ”til afsnit”.

Værktøj

Generere indhold

Når du designer og afprøver skabeloner, skal du bruge noget indhold. Du kan bruge den indbyggede ”dummy tekst”, som du får skrevet, ved at skrive ”dt” efterfulgt af et tryk på F3. Alternativt kan du benytte en udvidelse til LibreOffice, som indsætter en passende mængde ”Lorem ipsum”-tekst”. Du finder udvidelsen her: http://extensions.libreoffice.org/extension-center/magenta-lorem-ipsum-generator

Word

Brug Word til at se hvordan de originale skabeloner ser ud og hvordan de fungerer. Brug helst samme version af Word, som skabeloner har været brugt sammen med.
Eksportér et referencedokument til PDF fra Word.

LibreOffice

Brug LibreOffice til at udvikle nye skabeloner i. Men før du begynder, bør du sætte dig grundigt ind i, hvordan LibreOffice virker. Du vil opleve, at de første skabeloner du udvikler, nok ikke bliver særligt gode. Men undervejs lærer du LibreOffice at kende, og du får erfaringer.
Jeg foreslår at du benytter samme operativsystem under udviklingen, som størstedelen af dine brugere kommer til at benytte skabelonerne med. LibreOffice er platformsuafhængig, men der er nogle små forskelligheder mellem de forskellige operativsystemer. Det sikreste er at bruge det samme operativsystem.

Sammenlign af resultatet

Sammenlign resultatet (som PDF) med referencedokumentet, som er genreret fra Word. Til det formål kan jeg anbefale programmet diff-pdf, som du kan bruge til sammenligning pixel-for-pixel af to PDF-filer.

Det sikrer at du har alle mål og placeringer helt præcise. Du kan finde programmet her: https://github.com/vslavik/diff-pdf

Store dokumenter II

Hvis du jævnligt eller bare af og til bruger tekstbehandling til at bearbejde store dokumenter, vil du sikkert give mig ret i, at det kræver lidt ekstra overvejelser. I denne serie af artikler, vil jeg forsøge at give mit bud på, hvordan du kan gøre arbejdet med store dokumenter lidt lettere.

Dette er ikke en lærebog i tekstbehandling. Du kan ikke finde en vejledning i, hvordan du opretter indholdsfortegnelse, nulstiller sidetallet eller hvordan du opretter krydshenvisninger. Det må du finde et andet sted, f.eks. her: http://blog.magenta-aps.dk/kontor/vejledninger/ . Det du derimod kan forvente dig af artiklerne, er nogle gode råd og overvejelser om, hvornår du skal bruge hvilke features, og til hvad.

Der er to grundlæggende problemer med at arbejde med store dokumenter i tekstbehandling, det uanset hvilket program du bruger. Disse problemer er:

1. Det første problem er, at programmet indlæser hele dokumentet i computerens hukommelse, hvilket betyder meget stort forbrug af hukommelse, når vi snakker om store dokumenter. Resultatet er naturligvis en langsom computer!
2. Det andet problem er, at vi mennesker ikke er særlig gode til at overskue store informationsmængder, og vi mister hurtigt overblikket over store dokumenter.

Artiklerne forsøger at imødekomme begge de to problemer.

Hvornår snakker vi om store dokumenter?
Tjaa der findes jo nok ikke en definition af begrebet, men problemerne, som er skitseret herover, kan vise sig allerede ved 10-15 sider. Men et stort dokument er, når vi kommer op på 30-40 sider og op efter. Det kan faktisk godt lade sig gøre at arbejde med dokumenter på 100-150 sider eller mere – hvis du gør det rigtigt.

Planlæg arbejdet

En gammel talemåde siger ”Godt begyndt er halvt fuldendt”. Og den talemåde kunne sådan set være overskriften på denne serie af artikler. Den fejl vi ofte begår, er nemlig, at vi starter et stort dokument på samme måde som vi starter et lille notat. Tryllekunsten er helt præcist at få begyndt rigtigt.

Nogle af de ting du skal overveje fra starten er følgende:

• Hvad skal slutproduktet bruges til?
  Sagt på en anden måde: Hvordan skal resultatet af dit arbejde se ud? Skal du sende en pdf-fil til din lærer, eller skal bogen udgives på et forlag? 
• Skal andre end du selv redigere dokumentet?
  Hvis flere forfattere skal arbejde sammen om dokumentet, bør I i på forhånd aftale detaljer om formatering, retningslinjer for fodnoter, krydshenvisninger o.s.v. 
• Skal du arbejde med dokumentet på flere computere?
• Hvordan udveksler du dokumentet? Bruger du Dropbox eller en USB-nøgle? Har du i øvrigt tænkt på back-up af dokumentet undervejs?

Disse spørgsmål har hver i sær indflydelse på, hvordan du bedst tilrettelægger arbejdet.

Skabeloner og afsnitstypografier

Hvis du fra tid til anden skal arbejde med store dokumenter, er det en rigtig god idè, at lave en eller flere skabeloner til formålet. Skabelonen behøver i første omgang ikke være andet en holdeplads for dine typografier. Typografier er i øvrigt et godt værktøj, uanset om du arbejder med små eller store dokumenter. Fordelen er bare mange gange større, når du arbejder med store dokumenter.

Som grundregel bør du aldrig benytte direkte formatering af teksten, med mindre der er tale om en decideret undtagelse. Hvis du f.eks. ønsker at fremhæve et afsnit, fordi det er et citat, skal du benytte en typografi til formålet. Har du ikke en typografi til citater? Så må du oprette en. Nu og her er det en lille smule mere besværligt, men ikke meget. Til gengæld, så har du typografien næste gang, du skal bruge et citat. Og resultatet viser sig i øvrigt ved, at alle dine citater altid ser ud på samme måde.