Nyt i 5.3: Direkte ikon for kapitæler

Nogle gange er det meget små og for nogle helt ubetydelige ændringer der sker i LibreOffice. Overordnet set vil mange sikkert tænke, "og hvad så?"

Men det er summen af alle detaljerne, som gør LibreOffice til det helt perfekte kontorprogram.

Men hvad er kapitæler så for noget?

Wikipedia skriver:

En kapitæl er et stort bogstav (majuskel) skrevet i samme højde som et lille bogstav (minuskel) har i den aktuelle skrifttype. Kaldes også 'x-højden' ud fra højden på bogstavet x.

Kapitæler er ikke noget nyt, heller ikke i LibreOffice, men med 5.3 får vi et ikon i værktøjslinjen:

(Mere om) Autotekster

Jeg har tidligere skrevet om Autotekster (frasebibliotek) i kombination med skabeloner her: http://libreofficedk.blogspot.dk/2015/10/standardskrivelser-autotekst-og.html

En af fordelene ved at benytte typografier i LibreOffice er, at indhold og design holdes adskilt. Og det er netop en af de ting vi kan opnå, ved at benytte skabeloner i kombination med autotekster. Det forudsætter at både skabeloner og autotekster holder sig stringent til at benytte de samme typografi(-navne).

Har du en brevskabelon med et layout og en brochure-skabelon med et andet layout, kan du med autotekster (med et basis-layout), vil du opnå, at den samme tekst kan indgå med forskelligt layout i forskellige sammenhænge. Når du bruger autoteksterne i breve, vil de få brevskabelonens typografier, afstande og farver. Samme autotekst vil i brochure-skabelonen få et helt andet udseende.

Det forudsætter at du benytter de samme typografinavne, blot med forskellige egenskaber.

I autoteksten har overskriften "Overskrift 1" og indholdet har "Brødtekst" som typografi. Uanset hvordan disse typografier ser ud i autoteksten, vil de, når autoteksten indsættes i en skabelon, følge skabelonens typografier. Forudsat altså at de selvsamme typografier findes i skabelonen.

Samme indhold vil altså fremstå med forskelligt layout, alt efter hvilken skabelon de indsættes i.

En anden mulighed er at benytte autotekst uden formatering. Opretter du autoteksten uden formatering, vil indholdet altid respektere typografien den indsættes i. Til gengæld kan du ikke veksle mellem f.eks. brødtekst og overskrifter, og du kan ikke benytte objekter (billeder o.s.v.) eller benytte tabeller. (tak til Claus Kofoed Nielsen for oplysning om autotekst uden formatering).

Tip: Vis kun sidetal hvis der er flere

Sidetal på f.eks. breve kan være komplicerede at håndtere. F.eks. vil vi gerne vise sidetal, men kun hvis der er mere en en side.


Det kan vi opnår på denne måde:

1. Opret et felt
2. Indsæt - Felter - Flere
3. Underfanen Funktioner
4. Type: Skjult afsnit
5. Betingelse: Page == 1
6. Klik på indsæt.
7. (Afsnittet forsvinder sikkert)
8. Vælg Vis - Skjulte afsnit
9. Efter feltet (den lille grå dims) indsætter du side tallet som et felt (Indsæt - Felter - Sidetal)
10. Vælg Vis - Skjulte afsnit

Nu vises sidetal kun hvis der er mere end en enkelt side.

Betinget tekst "Fortsættes..."

Et andet eksempel er, at vi på første side ønsker at indsætte teksten "Fortsættes..." i sidefoden, men kun hvis der er flere sider.

Det kan vi opnå på følgende måde:

1. Indsæt et nyt felt
2. Indsæt - Felter – Flere.
3. Første fane: Dokument
4. Type= ”Side”
5. Vælg= ”Næste side”
6. Format= ”Tekst”
7. Værdi= "Fortsættes..."

På de efterfølgende sider kan du bare skrive sidetal og evt. sideantal.

Store dokumenter: Brug tekstbehandling

Øh ja, det er jo det jeg er i gang med, ikk'?

Muligvis er du det, men måske bruger du bare computeren som skrivemaskine. Med tekstbehandling mener jeg de indbyggede avancerede funktioner, som er til for at gøre livet lettere for dig.
Hvis du ikke er i stand til at bruge disse værktøjer, så er det på tide at lære dem at kende. Det vil komme mange fold tilbage. Det er ekstra vigtigt, når du arbejder med store dokumenter:

• Overskriftstypografier
• Billedtekst
• Indholdsfortegnelse, stikordsregister og andre oversigter
• Krydshenvisning
• Fodnoter og slutnoter
• Litteraturliste og litteraturdatabase
• Sidetypografi
• Paginering (sidetal)

Store dokumenter II

Hvis du jævnligt eller bare af og til bruger tekstbehandling til at bearbejde store dokumenter, vil du sikkert give mig ret i, at det kræver lidt ekstra overvejelser. I denne serie af artikler, vil jeg forsøge at give mit bud på, hvordan du kan gøre arbejdet med store dokumenter lidt lettere.

Dette er ikke en lærebog i tekstbehandling. Du kan ikke finde en vejledning i, hvordan du opretter indholdsfortegnelse, nulstiller sidetallet eller hvordan du opretter krydshenvisninger. Det må du finde et andet sted, f.eks. her: http://blog.magenta-aps.dk/kontor/vejledninger/ . Det du derimod kan forvente dig af artiklerne, er nogle gode råd og overvejelser om, hvornår du skal bruge hvilke features, og til hvad.

Der er to grundlæggende problemer med at arbejde med store dokumenter i tekstbehandling, det uanset hvilket program du bruger. Disse problemer er:

1. Det første problem er, at programmet indlæser hele dokumentet i computerens hukommelse, hvilket betyder meget stort forbrug af hukommelse, når vi snakker om store dokumenter. Resultatet er naturligvis en langsom computer!
2. Det andet problem er, at vi mennesker ikke er særlig gode til at overskue store informationsmængder, og vi mister hurtigt overblikket over store dokumenter.

Artiklerne forsøger at imødekomme begge de to problemer.

Hvornår snakker vi om store dokumenter?
Tjaa der findes jo nok ikke en definition af begrebet, men problemerne, som er skitseret herover, kan vise sig allerede ved 10-15 sider. Men et stort dokument er, når vi kommer op på 30-40 sider og op efter. Det kan faktisk godt lade sig gøre at arbejde med dokumenter på 100-150 sider eller mere – hvis du gør det rigtigt.

Planlæg arbejdet

En gammel talemåde siger ”Godt begyndt er halvt fuldendt”. Og den talemåde kunne sådan set være overskriften på denne serie af artikler. Den fejl vi ofte begår, er nemlig, at vi starter et stort dokument på samme måde som vi starter et lille notat. Tryllekunsten er helt præcist at få begyndt rigtigt.

Nogle af de ting du skal overveje fra starten er følgende:

• Hvad skal slutproduktet bruges til?
  Sagt på en anden måde: Hvordan skal resultatet af dit arbejde se ud? Skal du sende en pdf-fil til din lærer, eller skal bogen udgives på et forlag? 
• Skal andre end du selv redigere dokumentet?
  Hvis flere forfattere skal arbejde sammen om dokumentet, bør I i på forhånd aftale detaljer om formatering, retningslinjer for fodnoter, krydshenvisninger o.s.v. 
• Skal du arbejde med dokumentet på flere computere?
• Hvordan udveksler du dokumentet? Bruger du Dropbox eller en USB-nøgle? Har du i øvrigt tænkt på back-up af dokumentet undervejs?

Disse spørgsmål har hver i sær indflydelse på, hvordan du bedst tilrettelægger arbejdet.

Skabeloner og afsnitstypografier

Hvis du fra tid til anden skal arbejde med store dokumenter, er det en rigtig god idè, at lave en eller flere skabeloner til formålet. Skabelonen behøver i første omgang ikke være andet en holdeplads for dine typografier. Typografier er i øvrigt et godt værktøj, uanset om du arbejder med små eller store dokumenter. Fordelen er bare mange gange større, når du arbejder med store dokumenter.

Som grundregel bør du aldrig benytte direkte formatering af teksten, med mindre der er tale om en decideret undtagelse. Hvis du f.eks. ønsker at fremhæve et afsnit, fordi det er et citat, skal du benytte en typografi til formålet. Har du ikke en typografi til citater? Så må du oprette en. Nu og her er det en lille smule mere besværligt, men ikke meget. Til gengæld, så har du typografien næste gang, du skal bruge et citat. Og resultatet viser sig i øvrigt ved, at alle dine citater altid ser ud på samme måde.