(Mere om) Autotekster

Jeg har tidligere skrevet om Autotekster (frasebibliotek) i kombination med skabeloner her: http://libreofficedk.blogspot.dk/2015/10/standardskrivelser-autotekst-og.html

En af fordelene ved at benytte typografier i LibreOffice er, at indhold og design holdes adskilt. Og det er netop en af de ting vi kan opnå, ved at benytte skabeloner i kombination med autotekster. Det forudsætter at både skabeloner og autotekster holder sig stringent til at benytte de samme typografi(-navne).

Har du en brevskabelon med et layout og en brochure-skabelon med et andet layout, kan du med autotekster (med et basis-layout), vil du opnå, at den samme tekst kan indgå med forskelligt layout i forskellige sammenhænge. Når du bruger autoteksterne i breve, vil de få brevskabelonens typografier, afstande og farver. Samme autotekst vil i brochure-skabelonen få et helt andet udseende.

Det forudsætter at du benytter de samme typografinavne, blot med forskellige egenskaber.

I autoteksten har overskriften "Overskrift 1" og indholdet har "Brødtekst" som typografi. Uanset hvordan disse typografier ser ud i autoteksten, vil de, når autoteksten indsættes i en skabelon, følge skabelonens typografier. Forudsat altså at de selvsamme typografier findes i skabelonen.

Samme indhold vil altså fremstå med forskelligt layout, alt efter hvilken skabelon de indsættes i.

En anden mulighed er at benytte autotekst uden formatering. Opretter du autoteksten uden formatering, vil indholdet altid respektere typografien den indsættes i. Til gengæld kan du ikke veksle mellem f.eks. brødtekst og overskrifter, og du kan ikke benytte objekter (billeder o.s.v.) eller benytte tabeller. (tak til Claus Kofoed Nielsen for oplysning om autotekst uden formatering).

Standardskrivelser, autotekst og skabeloner

Enhver virksomhed - stor eller lille -  har sikkert en eller flere standardskrivelser. Det være sig julekort, salgsbreve, kontrakter eller tilbud. Ofte benytter man ikke skabeloner til det, man tager bare en kopi af den man brugte sidst, og retter til. Det går også meget godt et stykke hen ad vejen, men pludselig en dag kommer du til at sende et tilbud til en kunde, hvor en anden kundes navn fremgår. Eller du glemmer at rette årstallet i julekortet. Pinligt.

Okay, i mange virksomheder er der bedre styr på det. Der er lavet skabeloner til mange forskellige formål, og hvert tilfælde har måske endda flere varianter. Så opstår næste problem: Hvordan holder vi styr på alle vores skabeloner? Hvem har den seneste version, og er vi sikre på at de alle bliver vedligeholdt. Endnu værre er det, hvis firmaet skifter logo eller navn, eller direktøren har forelsket sig i en ny skrifttype.

For det første er det vigtigt at nogen har ansvar for at få opdateret og distribueret nye versioner ud til dem der skal bruge dem. Hvis det er en lille butik, er det overskueligt at sende en ny version rundt. Men vær lige sikker på at alle faktisk ved hvordan de erstatter den gamle med den nye version. Alternativt, og specielt hvis der er flere medarbejdere end du lige kan overskue, så sørg for en centralt styret distributionsform. Der er nemlig mange forskellige måder at håndtere det på, f.eks. ved at placere alle skabeloner på en fælles fil-server, eller ved at pakke dem ind i en udvidelse (extension).

Når det kommer til at vedligeholde et stort antal skabeloner, er en helt anden fremgangsmåde at sanere ud i antallet. Selv har jeg været med til at omlægge over 500 skabeloner for en virksomhed, hvor skabelonerne var forskellige standardbreve med forskelligt indhold. Jeg har hørt om eksempler, hvor en kommune havde adskillige tusinde standardbreve.

Det behøver måske ikke være så svært.

Tænk hvis vi kan adskille indhold og layout. Det kan faktisk godt lade sig gøre.

Fremgangsmåden er følgende:

Opret først en master-skabelon, hvor du definerer alle fælles regler (typografier). Det er alt fra skrifttyper, regler for orddeling og afstand til kanten i et billede. Det er som nævnt din master, og herfra styrer og kontrollerer du ALT hvad der kan gemmes i typografier. Uden undtagelse!

Så skal du danne dig et overblik over de forskellige dokumenttyper. F.eks. "Brev på dansk", Brev på engelsk", "Tilbud og kontrakter" og "notater". Det er blot eksempler. Det der kendetegner en dokumenttype, er deres opbygning og layout.

Dem laver du så en skabelon til. En skabelon til hver dokumenttype. Sørg for at hver eneste justering som er gældende for alle typer, ændres i din master, og efterfølgende indlæses eller nedarves til dine skabeloner. Det er her det smarte kommer ind, for det er MEGET lettere at rette en deltalje i masteren, og efterfølgende indlæse den i skabelonerne, frem for at foretage rettelsen i alle skabelonerne. Desuden er du sikker på at det sker helt konsekvent og at resultatet bliver konsistent.

Og nu er du så færdig med at lave skabeloner for denne gang.

Men hvad med alle brev-varianterne?

Autotekst!

For hver brevvariant opretter du en autotekst. Det foregår ved at du skriver brevet (eller klippe-klistrer et eller andet sted fra). Når du så er færdig, markerer du alt det du har skrevet ind i skabelonen, og trykker CTRL+F3. Fra dialogen kan du nu oprette det du har markeret, incl. indsatte billeder, tabeller og formatering, som en autotekst. Du kan ovenikøbet placere autoteksterne i kategorier eller grupper. Det vil jeg anbefale du gør fra starten. F.eks. de samme kategorier som dine skabelontyper.

Hver autotekst tildeler du et navn samt en genvej. Navnet skal være nogenlunde sigende, og genvejen skal være noget brugerne kan huske. F.eks. kan salgsbreve tildeles genveje SB1, SB2 og kontrakterne SK1, SK2 o.s.v.

Efterhånden som brugerne husker genvejene, kan de bruge autoteksterne ved st skreve genvejen, f.eks. "SB3" efterfulgt af F3. Så indsættes autoteksten på markørens placering. I begyndelsen, hvor genvejene ikke er kommet helt på plads, må brugerne finde autoteksterne i CTRL+F3, hvorfra de kan vælge autotekster i kategorier.

Når du har lavet alle dine autotekster, kan du placere dem på et fil-drev. Du kan nemlig definere flere steder at gemme autotekster, og hvis du placerer autoteksterne på en filserver, kan hver bruger pege på det sted, som placering. Du kan også tilføje den ekstra placering til alle brugeres profil f.eks. vha. Windows Registry, men det er en anden snak.

Autoteksterne gemmes i filsystemet som en fil for hver kategori, og filerne har endelsen .bau. Du får altså en fil for hver kategori, f.eks. Breve.bau, Kontrakter.bau osv.

Du kan også pakke autoteksterne som en udvidelse, men det er lidt mere kompliceret, og det er vanskeligere at vedligeholde fremover.

Konklusion
Autotekster kan distribueres på samme måde som skabeloner.
Autotekster kan indeholder stort set det samme som skabeloner, herunder formateret tekst, indsatte billeder og felter.
Det gør vedligeholdelsen lettere, hvis du adskiller layout (skabeloner) og indhold (autotekster).