Hvis du jævnligt eller bare af og til bruger tekstbehandling til at bearbejde store dokumenter, vil du sikkert give mig ret i, at det kræver lidt ekstra overvejelser. I denne serie af artikler, vil jeg forsøge at give mit bud på, hvordan du kan gøre arbejdet med store dokumenter lidt lettere.
Dette er ikke en lærebog i tekstbehandling. Du kan ikke finde en vejledning i, hvordan du opretter indholdsfortegnelse, nulstiller sidetallet eller hvordan du opretter krydshenvisninger. Det må du finde et andet sted, f.eks. her: http://blog.magenta-aps.dk/kontor/vejledninger/ . Det du derimod kan forvente dig af artiklerne, er nogle gode råd og overvejelser om, hvornår du skal bruge hvilke features, og til hvad.
Der er to grundlæggende problemer med at arbejde med store dokumenter i tekstbehandling, det uanset hvilket program du bruger. Disse problemer er:
- Det første problem er, at programmet indlæser hele dokumentet i computerens hukommelse, hvilket betyder meget stort forbrug af hukommelse, når vi snakker om store dokumenter. Resultatet er naturligvis en langsom computer!
- Det andet problem er, at vi mennesker ikke er særlig gode til at overskue store informationsmængder, og vi mister hurtigt overblikket over store dokumenter.
Artiklerne forsøger at imødekomme begge de to problemer.
Hvornår snakker vi om store dokumenter?
Tjaa der findes jo nok ikke en definition af begrebet, men problemerne, som er skitseret herover, kan vise sig allerede ved 10-15 sider. Men et stort dokument er, når vi kommer op på 30-40 sider og op efter. Det kan faktisk godt lade sig gøre at arbejde med dokumenter på 100-150 sider eller mere – hvis du gør det rigtigt.
Planlæg arbejdet
En gammel talemåde siger ”Godt begyndt er halvt fuldendt”. Og den talemåde kunne sådan set være overskriften på denne serie af artikler. Den fejl vi ofte begår, er nemlig, at vi starter et stort dokument på samme måde som vi starter et lille notat. Tryllekunsten er helt præcist at få begyndt rigtigt.Nogle af de ting du skal overveje fra starten er følgende:
- Hvad skal slutproduktet bruges til?
Sagt på en anden måde: Hvordan skal resultatet af dit arbejde se ud? Skal du sende en pdf-fil til din lærer, eller skal bogen udgives på et forlag? - Skal andre end du selv redigere dokumentet?
Hvis flere forfattere skal arbejde sammen om dokumentet, bør I i på forhånd aftale detaljer om formatering, retningslinjer for fodnoter, krydshenvisninger o.s.v. - Skal du arbejde med dokumentet på flere computere?
- Hvordan udveksler du dokumentet? Bruger du Dropbox eller en USB-nøgle? Har du i øvrigt tænkt på back-up af dokumentet undervejs?
Disse spørgsmål har hver i sær indflydelse på, hvordan du bedst tilrettelægger arbejdet.
Skabeloner og afsnitstypografier
Hvis du fra tid til anden skal arbejde med store dokumenter, er det en rigtig god idè, at lave en eller flere skabeloner til formålet. Skabelonen behøver i første omgang ikke være andet en holdeplads for dine typografier. Typografier er i øvrigt et godt værktøj, uanset om du arbejder med små eller store dokumenter. Fordelen er bare mange gange større, når du arbejder med store dokumenter.Som grundregel bør du aldrig benytte direkte formatering af teksten, med mindre der er tale om en decideret undtagelse. Hvis du f.eks. ønsker at fremhæve et afsnit, fordi det er et citat, skal du benytte en typografi til formålet. Har du ikke en typografi til citater? Så må du oprette en. Nu og her er det en lille smule mere besværligt, men ikke meget. Til gengæld, så har du typografien næste gang, du skal bruge et citat. Og resultatet viser sig i øvrigt ved, at alle dine citater altid ser ud på samme måde.
