Okay, i mange virksomheder er der bedre styr på det. Der er lavet skabeloner til mange forskellige formål, og hvert tilfælde har måske endda flere varianter. Så opstår næste problem: Hvordan holder vi styr på alle vores skabeloner? Hvem har den seneste version, og er vi sikre på at de alle bliver vedligeholdt. Endnu værre er det, hvis firmaet skifter logo eller navn, eller direktøren har forelsket sig i en ny skrifttype.
For det første er det vigtigt at nogen har ansvar for at få opdateret og distribueret nye versioner ud til dem der skal bruge dem. Hvis det er en lille butik, er det overskueligt at sende en ny version rundt. Men vær lige sikker på at alle faktisk ved hvordan de erstatter den gamle med den nye version. Alternativt, og specielt hvis der er flere medarbejdere end du lige kan overskue, så sørg for en centralt styret distributionsform. Der er nemlig mange forskellige måder at håndtere det på, f.eks. ved at placere alle skabeloner på en fælles fil-server, eller ved at pakke dem ind i en udvidelse (extension).
Når det kommer til at vedligeholde et stort antal skabeloner, er en helt anden fremgangsmåde at sanere ud i antallet. Selv har jeg været med til at omlægge over 500 skabeloner for en virksomhed, hvor skabelonerne var forskellige standardbreve med forskelligt indhold. Jeg har hørt om eksempler, hvor en kommune havde adskillige tusinde standardbreve.
Det behøver måske ikke være så svært.
Tænk hvis vi kan adskille indhold og layout. Det kan faktisk godt lade sig gøre.
Fremgangsmåden er følgende:
Opret først en master-skabelon, hvor du definerer alle fælles regler (typografier). Det er alt fra skrifttyper, regler for orddeling og afstand til kanten i et billede. Det er som nævnt din master, og herfra styrer og kontrollerer du ALT hvad der kan gemmes i typografier. Uden undtagelse!
Så skal du danne dig et overblik over de forskellige dokumenttyper. F.eks. "Brev på dansk", Brev på engelsk", "Tilbud og kontrakter" og "notater". Det er blot eksempler. Det der kendetegner en dokumenttype, er deres opbygning og layout.
Dem laver du så en skabelon til. En skabelon til hver dokumenttype. Sørg for at hver eneste justering som er gældende for alle typer, ændres i din master, og efterfølgende indlæses eller nedarves til dine skabeloner. Det er her det smarte kommer ind, for det er MEGET lettere at rette en deltalje i masteren, og efterfølgende indlæse den i skabelonerne, frem for at foretage rettelsen i alle skabelonerne. Desuden er du sikker på at det sker helt konsekvent og at resultatet bliver konsistent.
Og nu er du så færdig med at lave skabeloner for denne gang.
Men hvad med alle brev-varianterne?
Autotekst!
For hver brevvariant opretter du en autotekst. Det foregår ved at du skriver brevet (eller klippe-klistrer et eller andet sted fra). Når du så er færdig, markerer du alt det du har skrevet ind i skabelonen, og trykker CTRL+F3. Fra dialogen kan du nu oprette det du har markeret, incl. indsatte billeder, tabeller og formatering, som en autotekst. Du kan ovenikøbet placere autoteksterne i kategorier eller grupper. Det vil jeg anbefale du gør fra starten. F.eks. de samme kategorier som dine skabelontyper.
Hver autotekst tildeler du et navn samt en genvej. Navnet skal være nogenlunde sigende, og genvejen skal være noget brugerne kan huske. F.eks. kan salgsbreve tildeles genveje SB1, SB2 og kontrakterne SK1, SK2 o.s.v.
Efterhånden som brugerne husker genvejene, kan de bruge autoteksterne ved st skreve genvejen, f.eks. "SB3" efterfulgt af F3. Så indsættes autoteksten på markørens placering. I begyndelsen, hvor genvejene ikke er kommet helt på plads, må brugerne finde autoteksterne i CTRL+F3, hvorfra de kan vælge autotekster i kategorier.
Når du har lavet alle dine autotekster, kan du placere dem på et fil-drev. Du kan nemlig definere flere steder at gemme autotekster, og hvis du placerer autoteksterne på en filserver, kan hver bruger pege på det sted, som placering. Du kan også tilføje den ekstra placering til alle brugeres profil f.eks. vha. Windows Registry, men det er en anden snak.
Autoteksterne gemmes i filsystemet som en fil for hver kategori, og filerne har endelsen .bau. Du får altså en fil for hver kategori, f.eks. Breve.bau, Kontrakter.bau osv.
Du kan også pakke autoteksterne som en udvidelse, men det er lidt mere kompliceret, og det er vanskeligere at vedligeholde fremover.
Konklusion
Autotekster kan distribueres på samme måde som skabeloner.
Autotekster kan indeholder stort set det samme som skabeloner, herunder formateret tekst, indsatte billeder og felter.
Det gør vedligeholdelsen lettere, hvis du adskiller layout (skabeloner) og indhold (autotekster).
