Når din organisation skifter fra Microsoft Office til LibreOffice
er det vigtigt at du tilbyder brugerne kode og robuste skabeloner.
Hvis dine brugere skal bruge LibreOffice parallelt medMicrosoft
Office eller hvis brugerne skal samarbejde med andre brugere, som
benytter Microsoft Office, må du indrette skabelonerne, så de tager
hensyn til behovet for samarbejde. I det tilfælde skal skabelonerne
være ekstra robuste.
Hvorfor ikke bare åbne de gamle .DOT eller .DOTX skabeloner med
LibreOffice og gemmer dem som .OTT?
Dette er netop et af de mest udbredte misforståelser. At
producere skabeloner til LibreOffice er under ingen omstændigheder
en konverteringsopgave: Det er at konstruere skabelonerne fra bunden
ved hjælp af det bedste værktøj, nemlig LibreOffice. Hvis du
vælger genvejen og konverterer Word-skabelonerne, får du store
problemer senere.
Erfaringerne viser, at manglende interoperabilitet ofte skyldes
skabeloner af dårlig kvalitet.
Et andet godt råd: Forsøg ikke at få LibreOffice til at ligne
Word. Og forsøg ikke at få dine skabeloner til at ligne
Word-skabeloner. Du kan ikke snyde dine brugere.
Hvis du kender en ekspert i Word er det måske ikke den rette
person at sætte til at lave LibreOffice skabeloner. Du må ikke lade
som om LibreOffice er Word. Det er det ikke.
Før
du starter
Gør det på den smarte måde. Analysér dine eksisterende
Word-skabeloner og find ud af, om de har noget til fælles.
Identificer alle fællestræk og kategorisér skabelonerne i logiske
”familier”. Hvis du har flere forskellige brevskabeloner,
benytter disse skabeloner sandsynligvis de samme skrifttyper.
Forsøg også at få fingrene i organisationens designstrategi
eller design guidelines hvis en sådan eksisterer. Større firmaer
og offentlige myndigheder har ofte et eller andet fra
informationsafdelingen. Bedst er det hvis du har en
designspecifikation fra et designbureau, med nøjagtige instruktioner
om mål, farvekoder og skrifttyper.
Spørg den ansvarlige for Word-skabelonerne om at lave en
PDF-version af hver enkelt skabelon, som du kan bruge som reference.
Med en sådan reference kan du undgå senere diskussion om, hvordan
det rent faktisk skal se ud. Du kan godt danne referencedokumenterne
selv, men bedst er det, hvis du får den leveret sammen med de
originale Word-skabeloner.
Tænk
på hvem dine brugere er
Tro ikke at IT-afdelingen er de bedste til at definere kravene til
skabeloner. For det første er det ofte ikke IT-afdelingen, der er de
mest hyppige brugere af skabeloner. Personerne er desuden ofte
udstyret med en forståelse for IT, der ligger over gennemsnittet,
hvilket faktisk diskvalificerer dem som kravstillere. Kravene til
funktionalitet skal komme fra de personer, som faktisk skal bruge
skabelonerne i dagligdagen, og kravene til udseendet skal komme fra
den afdeling, som har ansvaret for kommunikation. Så kan
IT-afdelingen få lov til at bestemme, hvad filerne skal hedde.
Brugere er forskellige. Nogle brugere er højt kvalificerede, og
har nærmest en uddannelse i kontorautomation, mens andre knap nok
ved hvad tekstredigering går ud på. Dine skabeloner skal være så
selvforklarende, at dine brugere kan finde ud af det. Nogle
skabeloner er meget specielle og indeholder avancerede funktioner,
men f.eks. brevskabeloner, bør være særdeles simple at bruge.
Opret
en master
Når du har noteret alle fællestræk fra skabelonerne, og
sorteret dem i kategorier, kan du begynde med at skabe en eller flere
master-skabeloner. Masterskabeloner kommer aldrig til at blive brugt,
men du kan bruge den til at opbevare og vedligeholde fællestræk fra
dine skabeloner. Alt hvad der kan beskrives med typografier, skal
oprettes som typografier i masterskabelonen. Hvis der siden kommer
ændringer til disse fællestræk, kan du ændre det i masterskabelon
og derefter indlæse masterskabelonens typografier til alle dine
skabeloner. Det sikrer konsistens og letter administrationen.
Billeder
og firmalogoet
Forsøg altid om du kan få fingrene i kildefiler til billeder i
stedet for at hugge billederne fra Word-skabelonerne. Når du
benytter originale kildefiler, undgår du kvalitetstab, når du
skalerer og komprimerer billederne. Om muligt skal du skaffe
billederne i et skalerbart vektorformat, f.eks. som SVG elller
Photoshop kildefiler. På den måde, kan du selv generere billeder i
præcis den størrelse og med den kvalitet, som du skal bruge. Et
logo som ligger på hjemmesiden er f.eks. optimeret til internettet,
hvilket blandt andet betyder høj komprimering, hvilket ikke egner
sig til udskrivning af et brev.
Makroer
Gør hvad du kan for at undgå makroer. Mange skabeloner udviklet
til Microsoft Office for måske ti år siden, har indlejrede eller
kædede makroer for at opnår den ønskede funktionalitet. Brugen af
makroer indbefatter en risiko for, at dokumentet en dag ender et
sted, hvor makroerne ikke er tilgængelige, f.eks. fordi de ikke er
tilgængelige, eller fordi makroerne er deaktiveret af
sikkerhedsmæssige årsager. Brugen af makroer bør ikke være
nødvendig med moderne kontorprogrammer som LibreOffice.
Hvis du i dag har systemer af skabeloner som er afhængige af
måske flere makroer, bør du overveje om den ønskede funktionalitet
kan opnås helt uden at bruge kontorpakken som rammesystem. Sådanne
systemer bør indarbejdes i dokumenthåndtering, sagsbehandling, CRM
eller lignende system. Hvis du putter forretningslogik ind i
komplekse systemer af skabeloner og makroer, løber du en risiko.
Interoperabilitet
At lave skabeloner, hvor dokumenterne kan bruges på tværs af
LibreOffice og Microsoft Office er svært. Det forudsætter en masse
ekstraarbejde, specielt når det kommer til test af skabelonerne.
Du skal huske at LibreOffice og Microsoft Office er to forskellige
programmer, og benytter forskellige filformater. Konvertering mellem
de to programmer bliver bedre for hver eneste version af LibreOffice,
men er ikke perfekt og det bliver nok aldrig perfekt. Konvertering af
dokumenter bør derfor altid være undtagelsen, og derfor er det per
definition ikke en god idé at indstille LibreOffice til at benytte
.OC eller .DOCX som generelt filformat.
Og round trip konvertering (gentagne konverteringer frem og
tilbage)? Glem det. Det virker ikke og kommer aldrig til at virke.
Platformsuafhængige
skabeloner
LibreOffice er platformsuafhængig, og det er muligt at bygge
skabelonerne så de også fungerer på flere platforme, f.eks.
Windows og Mac. De fleste organisationer har politikker for den
slags, men det er altid en god idé at gøre sig lidt umage, for det
er meget lidt der skal til. Og det kan vise sig, at en enkelt chef
alligevel har købt sig en MacBook, selvom politikken ikke tillader
det. Fidusen er, at hvis skabelonerne er platformsuafhængige, er de
normalt bedre på tværs af LibreOffice og Microsoft Office.
Skabeloner der kan bruges på flere platforme er i øvrigt ofte af
højere kvalitet, end skabeloner der er bundet til f.eks. Windows.
Dilemmaet
Skal vi lave skabeloner til LibreOffice, så de ligner
Word-skabelonerne præcist?
De fleste vil nok sige, at jo mere de ligner Word-skabelonerne, jo
bedre er det. Men pixel-præcis efterligning er en misforståelse, og
af flere årsager:
For det første: Er de gamle Word-skabeloner så gode som du tror
de er? Måske er de, men sandsynligvis er de udviklet for mange år
siden til en tidligere version af Microsoft Office. Så hvis vi
efterligner de skabeloner, kommer vi måske til at arve en række
gamle misforståelser og dårlig kvalitet. Så lad os benytte
muligheden for at lave moderne, gode og robuste skabeloner, nu vi har
muligheden. Vi får nok ikke muligheden igen foreløbigt.
En vigtig regel når dt kommer til interoperabilitet, så gælder
det at jo mere tilpasning du laver, jo dårligere bliver
skabelonernes evne til at kunne bruges på tværs mellem LibreOffice
og Microsoft Office. Så arbejdet med at få skabelonerne til visuelt
at ligne Micrsoft-skabelonerne, jo mere interoperabilitet mister du.
Forsøg at holde dig til standardværdierne.
Et eksempel:
Fodnoter i LibreOffice Writer ligner ikke tilsvarende fodnoter i
Word. Til gengæld kan de som regel overføres frem og tilbage uden
de store problemer, så længe du bruger standardindstillingerne.
Hvis du derimod forsøger at tilpasse udseendet i LibreOffice, vil
konvertering til og fra Word ikke fungere uden problemer.
Det samme gør sig gældende for andre avancerede funktioner for
kontorautomation, f.eks. indholdsfortegnelser og stikordsregistre.
At lave gode skabeloner til samarbejde gælder ikke om at få dem
til at ligne. Det gælder om at få dem til at fungere på tværs af
de to programmer.
Billeder
og objekter
Billeder, så som firmaets logo er centrale for enhver skabelon.
Disse objekter er på den anden side det der gør det vanskeligt at
lave skabeloner, der muliggøre acceptabel konvertering mellem
LibreOffice og Microsoft Office. Et af de centrale problemer er
objekternes præcise placering på papiret. Problemet er,at
LibreOffice og Word har forskellige måder at forankre objekter på.
Forankringen er det sted, objektet er placeret i forhold til.
Hovedreglen for skabeloner i LibreOffice er, at objekter som skal
placeres et præcist sted på papiret, altid bør forankres relativt
”til siden”. Objekter som skal gentages på flere sider, bør
forankres ”til afsnit” i sidehoved eller sidefod, men udmåling
af placeringen bør være i forhold ”til side”. Brug i øvrigt
altid samme forankring for objekter, som logisk hører sammen. Det
kan f.eks. være firmaet logo, som skal placeres sammen med
tekstrammen med afsenderadressen. Kun hvis objektet skal være
placeret relativt i forhold til f.eks. et afsnit, bør du brige
forankring ”til afsnit”.
Værktøj
Generere
indhold
Når du designer og afprøver skabeloner, skal du bruge noget
indhold. Du kan bruge den indbyggede ”dummy tekst”, som du får
skrevet, ved at skrive ”dt” efterfulgt af et tryk på F3.
Alternativt kan du benytte en udvidelse til LibreOffice, som
indsætter en passende mængde ”Lorem ipsum”-tekst”. Du finder
udvidelsen her:
http://extensions.libreoffice.org/extension-center/magenta-lorem-ipsum-generator
Word
Brug Word til at se hvordan de originale skabeloner ser ud og
hvordan de fungerer. Brug helst samme version af Word, som skabeloner
har været brugt sammen med.
Eksportér et referencedokument til PDF fra Word.
LibreOffice
Brug LibreOffice til at udvikle nye skabeloner i. Men før du
begynder, bør du sætte dig grundigt ind i, hvordan LibreOffice
virker. Du vil opleve, at de første skabeloner du udvikler, nok ikke
bliver særligt gode. Men undervejs lærer du LibreOffice at kende,
og du får erfaringer.
Jeg foreslår at du benytter samme operativsystem under
udviklingen, som størstedelen af dine brugere kommer til at benytte
skabelonerne med. LibreOffice er platformsuafhængig, men der er
nogle små forskelligheder mellem de forskellige operativsystemer.
Det sikreste er at bruge det samme operativsystem.
Sammenlign
af resultatet
Sammenlign resultatet (som PDF) med referencedokumentet, som er
genreret fra Word. Til det formål kan jeg anbefale programmet
diff-pdf, som du kan bruge til sammenligning pixel-for-pixel af to
PDF-filer.
Det sikrer at du har alle mål og placeringer helt
præcise. Du kan finde programmet her:
https://github.com/vslavik/diff-pdf
