Lav gode skabeloner

Når din organisation skifter fra Microsoft Office til LibreOffice er det vigtigt at du tilbyder brugerne kode og robuste skabeloner. Hvis dine brugere skal bruge LibreOffice parallelt medMicrosoft Office eller hvis brugerne skal samarbejde med andre brugere, som benytter Microsoft Office, må du indrette skabelonerne, så de tager hensyn til behovet for samarbejde. I det tilfælde skal skabelonerne være ekstra robuste.
Hvorfor ikke bare åbne de gamle .DOT eller .DOTX skabeloner med LibreOffice og gemmer dem som .OTT?
Dette er netop et af de mest udbredte misforståelser. At producere skabeloner til LibreOffice er under ingen omstændigheder en konverteringsopgave: Det er at konstruere skabelonerne fra bunden ved hjælp af det bedste værktøj, nemlig LibreOffice. Hvis du vælger genvejen og konverterer Word-skabelonerne, får du store problemer senere.
Erfaringerne viser, at manglende interoperabilitet ofte skyldes skabeloner af dårlig kvalitet.
Et andet godt råd: Forsøg ikke at få LibreOffice til at ligne Word. Og forsøg ikke at få dine skabeloner til at ligne Word-skabeloner. Du kan ikke snyde dine brugere.
Hvis du kender en ekspert i Word er det måske ikke den rette person at sætte til at lave LibreOffice skabeloner. Du må ikke lade som om LibreOffice er Word. Det er det ikke.

Før du starter

Gør det på den smarte måde. Analysér dine eksisterende Word-skabeloner og find ud af, om de har noget til fælles. Identificer alle fællestræk og kategorisér skabelonerne i logiske ”familier”. Hvis du har flere forskellige brevskabeloner, benytter disse skabeloner sandsynligvis de samme skrifttyper.
Forsøg også at få fingrene i organisationens designstrategi eller design guidelines hvis en sådan eksisterer. Større firmaer og offentlige myndigheder har ofte et eller andet fra informations­afdelingen. Bedst er det hvis du har en designspecifikation fra et designbureau, med nøjagtige instruktioner om mål, farvekoder og skrifttyper.
Spørg den ansvarlige for Word-skabelonerne om at lave en PDF-version af hver enkelt skabelon, som du kan bruge som reference. Med en sådan reference kan du undgå senere diskussion om, hvordan det rent faktisk skal se ud. Du kan godt danne referencedokumenterne selv, men bedst er det, hvis du får den leveret sammen med de originale Word-skabeloner.

Tænk på hvem dine brugere er

Tro ikke at IT-afdelingen er de bedste til at definere kravene til skabeloner. For det første er det ofte ikke IT-afdelingen, der er de mest hyppige brugere af skabeloner. Personerne er desuden ofte udstyret med en forståelse for IT, der ligger over gennemsnittet, hvilket faktisk diskvalificerer dem som kravstillere. Kravene til funktionalitet skal komme fra de personer, som faktisk skal bruge skabelonerne i dagligdagen, og kravene til udseendet skal komme fra den afdeling, som har ansvaret for kommunikation. Så kan IT-afdelingen få lov til at bestemme, hvad filerne skal hedde.
Brugere er forskellige. Nogle brugere er højt kvalificerede, og har nærmest en uddannelse i kontorautomation, mens andre knap nok ved hvad tekstredigering går ud på. Dine skabeloner skal være så selvforklarende, at dine brugere kan finde ud af det. Nogle skabeloner er meget specielle og indeholder avancerede funktioner, men f.eks. brevskabeloner, bør være særdeles simple at bruge.

Opret en master

Når du har noteret alle fællestræk fra skabelonerne, og sorteret dem i kategorier, kan du begynde med at skabe en eller flere master-skabeloner. Masterskabeloner kommer aldrig til at blive brugt, men du kan bruge den til at opbevare og vedligeholde fællestræk fra dine skabeloner. Alt hvad der kan beskrives med typografier, skal oprettes som typografier i masterskabelonen. Hvis der siden kommer ændringer til disse fællestræk, kan du ændre det i masterskabelon og derefter indlæse masterskabelonens typografier til alle dine skabeloner. Det sikrer konsistens og letter administrationen.

Billeder og firmalogoet

Forsøg altid om du kan få fingrene i kildefiler til billeder i stedet for at hugge billederne fra Word-skabelonerne. Når du benytter originale kildefiler, undgår du kvalitetstab, når du skalerer og komprimerer billederne. Om muligt skal du skaffe billederne i et skalerbart vektorformat, f.eks. som SVG elller Photoshop kildefiler. På den måde, kan du selv generere billeder i præcis den størrelse og med den kvalitet, som du skal bruge. Et logo som ligger på hjemmesiden er f.eks. optimeret til internettet, hvilket blandt andet betyder høj komprimering, hvilket ikke egner sig til udskrivning af et brev.

Makroer

Gør hvad du kan for at undgå makroer. Mange skabeloner udviklet til Microsoft Office for måske ti år siden, har indlejrede eller kædede makroer for at opnår den ønskede funktionalitet. Brugen af makroer indbefatter en risiko for, at dokumentet en dag ender et sted, hvor makroerne ikke er tilgængelige, f.eks. fordi de ikke er tilgængelige, eller fordi makroerne er deaktiveret af sikkerhedsmæssige årsager. Brugen af makroer bør ikke være nødvendig med moderne kontor­programmer som LibreOffice.
Hvis du i dag har systemer af skabeloner som er afhængige af måske flere makroer, bør du overveje om den ønskede funktionalitet kan opnås helt uden at bruge kontorpakken som rammesystem. Sådanne systemer bør indarbejdes i dokumenthåndtering, sagsbehandling, CRM eller lignende system. Hvis du putter forretningslogik ind i komplekse systemer af skabeloner og makroer, løber du en risiko.

Interoperabilitet

At lave skabeloner, hvor dokumenterne kan bruges på tværs af LibreOffice og Microsoft Office er svært. Det forudsætter en masse ekstraarbejde, specielt når det kommer til test af skabelonerne.
Du skal huske at LibreOffice og Microsoft Office er to forskellige programmer, og benytter forskellige filformater. Konvertering mellem de to programmer bliver bedre for hver eneste version af LibreOffice, men er ikke perfekt og det bliver nok aldrig perfekt. Konvertering af dokumenter bør derfor altid være undtagelsen, og derfor er det per definition ikke en god idé at indstille LibreOffice til at benytte .OC eller .DOCX som generelt filformat.
Og round trip konvertering (gentagne konverteringer frem og tilbage)? Glem det. Det virker ikke og kommer aldrig til at virke.

Platformsuafhængige skabeloner

LibreOffice er platformsuafhængig, og det er muligt at bygge skabelonerne så de også fungerer på flere platforme, f.eks. Windows og Mac. De fleste organisationer har politikker for den slags, men det er altid en god idé at gøre sig lidt umage, for det er meget lidt der skal til. Og det kan vise sig, at en enkelt chef alligevel har købt sig en MacBook, selvom politikken ikke tillader det. Fidusen er, at hvis skabelonerne er platformsuafhængige, er de normalt bedre på tværs af LibreOffice og Microsoft Office. Skabeloner der kan bruges på flere platforme er i øvrigt ofte af højere kvalitet, end skabeloner der er bundet til f.eks. Windows.

Dilemmaet

Skal vi lave skabeloner til LibreOffice, så de ligner Word-skabelonerne præcist?
De fleste vil nok sige, at jo mere de ligner Word-skabelonerne, jo bedre er det. Men pixel-præcis efterligning er en misforståelse, og af flere årsager:
For det første: Er de gamle Word-skabeloner så gode som du tror de er? Måske er de, men sandsynligvis er de udviklet for mange år siden til en tidligere version af Microsoft Office. Så hvis vi efterligner de skabeloner, kommer vi måske til at arve en række gamle misforståelser og dårlig kvalitet. Så lad os benytte muligheden for at lave moderne, gode og robuste skabeloner, nu vi har muligheden. Vi får nok ikke muligheden igen foreløbigt.
En vigtig regel når dt kommer til interoperabilitet, så gælder det at jo mere tilpasning du laver, jo dårligere bliver skabelonernes evne til at kunne bruges på tværs mellem LibreOffice og Microsoft Office. Så arbejdet med at få skabelonerne til visuelt at ligne Micrsoft-skabelonerne, jo mere interoperabilitet mister du.
Forsøg at holde dig til standardværdierne.
Et eksempel:
Fodnoter i LibreOffice Writer ligner ikke tilsvarende fodnoter i Word. Til gengæld kan de som regel overføres frem og tilbage uden de store problemer, så længe du bruger standardindstillingerne. Hvis du derimod forsøger at tilpasse udseendet i LibreOffice, vil konvertering til og fra Word ikke fungere uden problemer.
Det samme gør sig gældende for andre avancerede funktioner for kontorautomation, f.eks. indholdsfortegnelser og stikordsregistre.
At lave gode skabeloner til samarbejde gælder ikke om at få dem til at ligne. Det gælder om at få dem til at fungere på tværs af de to programmer.

Billeder og objekter

Billeder, så som firmaets logo er centrale for enhver skabelon. Disse objekter er på den anden side det der gør det vanskeligt at lave skabeloner, der muliggøre acceptabel konvertering mellem LibreOffice og Microsoft Office. Et af de centrale problemer er objekternes præcise placering på papiret. Problemet er,at LibreOffice og Word har forskellige måder at forankre objekter på. Forankringen er det sted, objektet er placeret i forhold til. Hovedreglen for skabeloner i LibreOffice er, at objekter som skal placeres et præcist sted på papiret, altid bør forankres relativt ”til siden”. Objekter som skal gentages på flere sider, bør forankres ”til afsnit” i sidehoved eller sidefod, men udmåling af placeringen bør være i forhold ”til side”. Brug i øvrigt altid samme forankring for objekter, som logisk hører sammen. Det kan f.eks. være firmaet logo, som skal placeres sammen med tekstrammen med afsenderadressen. Kun hvis objektet skal være placeret relativt i forhold til f.eks. et afsnit, bør du brige forankring ”til afsnit”.

Værktøj

Generere indhold

Når du designer og afprøver skabeloner, skal du bruge noget indhold. Du kan bruge den indbyggede ”dummy tekst”, som du får skrevet, ved at skrive ”dt” efterfulgt af et tryk på F3. Alternativt kan du benytte en udvidelse til LibreOffice, som indsætter en passende mængde ”Lorem ipsum”-tekst”. Du finder udvidelsen her: http://extensions.libreoffice.org/extension-center/magenta-lorem-ipsum-generator

Word

Brug Word til at se hvordan de originale skabeloner ser ud og hvordan de fungerer. Brug helst samme version af Word, som skabeloner har været brugt sammen med.
Eksportér et referencedokument til PDF fra Word.

LibreOffice

Brug LibreOffice til at udvikle nye skabeloner i. Men før du begynder, bør du sætte dig grundigt ind i, hvordan LibreOffice virker. Du vil opleve, at de første skabeloner du udvikler, nok ikke bliver særligt gode. Men undervejs lærer du LibreOffice at kende, og du får erfaringer.
Jeg foreslår at du benytter samme operativsystem under udviklingen, som størstedelen af dine brugere kommer til at benytte skabelonerne med. LibreOffice er platformsuafhængig, men der er nogle små forskelligheder mellem de forskellige operativsystemer. Det sikreste er at bruge det samme operativsystem.

Sammenlign af resultatet

Sammenlign resultatet (som PDF) med referencedokumentet, som er genreret fra Word. Til det formål kan jeg anbefale programmet diff-pdf, som du kan bruge til sammenligning pixel-for-pixel af to PDF-filer.

Det sikrer at du har alle mål og placeringer helt præcise. Du kan finde programmet her: https://github.com/vslavik/diff-pdf